GoBD-konforme Archivierung 2025 | verfahrensdokumentation.pro
Erfahren Sie alles zu den neuen Aufbewahrungsfristen 2025, den gesetzlichen Grundlagen und der Notwendigkeit einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation | Mit verfahrensdokumentation.pro einfach & rechtssicher archivieren!
Vorab kompakte Informationen
Fristen für Aufbewahrung
Ab 2025 gelten für buchführungspflichtige Unternehmen neue steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB):
Die nachfolgenden Unterlagen und Aufzeichnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden:
- Alle Handels- und Geschäftsbücher (z.B. Haupt-, Grund-, Nebenbücher, Kontokorrentbücher usw.) und Aufzeichnungen
- Inventare (materielle und immaterielle Bestandsaufnahmen)
- Jahresabschlüsse und Lageberichte (inkl. GuV-Rechnung einschl. der nicht abziehbaren Betriebsausgaben)
- die Eröffnungsbilanz
- die zum Verständnis der Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (inkl. Verfahrensdokumentation)
- Unterlagen nach Art 15 Abs 1 und Art 163 des Zollkodex der Union
Alle Buchungsbelege sind 8 Jahre aufzubewahren, insbesondere:
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Quittungen
- Auftragszettel
- Bankauszüge
- Buchungsanweisungen
- Gehaltslisten
- Kassenberichte
Folgende Unterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren:
- empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Ein schneller Überblick & optionale Vertiefung
GoBD-konforme Archivierung von Belegen & Unterlagen 2025
Ab 2025 änderten sich die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege müssen nur noch acht statt zehn Jahre vorgehalten werden. Mit verfahrensdokumentation.pro navigieren Sie sicher durch die neuen Vorgaben der Archivierung und dokumentieren jeden Schritt GoBD-konform – von der Belegablage über ersetzendes Scannen bis zur vollständigen Verfahrensdokumentation.
Gesetzesänderung
Neue Aufbewahrungsfristen ab 01.01.2025
Das am 29.10.2024 verkündete Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) senkte die Aufbewahrungsdauer für Buchungsbelege ab dem 01.01.2025 von zehn auf acht Jahre – jedoch nicht für Handelsbücher und Jahresabschlüsse. Zusammengefasst betragen die neuen Archivierungszeiträume:
-
10 Jahre: Alle Handels- und Geschäftsbücher, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Inventare, Steuererklärungen, Verfahrensdokumentation
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8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Lohnabrechnungen
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6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen)
Erfahren Sie bei Interesse einfach mehr Details und Informationen:
10 Jahre Aufbewahrungsfrist:
Gem. § 147 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 4a AO sind folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.
Aufbewahrungspflichtige Bücher
Was sind aufbewahrungspflichtige Bücher?
Zu den aufbewahrungspflichtigen Büchern im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO zählen die klassischen Handelsbücher und sämtliche anderen Geschäftsbücher, die für steuerliche Zwecke geführt werden.
Handelsbücher
Handelsbücher
Die Handelsbücher umfassen die Grundbücher, Hauptbücher und Nebenbücher. Handelsbücher müssen von Buchführungspflichtigen (also insbesondere Kaufleuten) geführt werden, hingegen nicht von Einnahmen- Überschussrechnern (insbesondere Freiberuflern, wie bspw. Ärzten, Architekten, Rechtsanwälten). Diese müssen nur geordnete und vollständige Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben führen.
- Grundbuch (auch Journal genannt):
Das Grundbuch ist das chronologische Buch der Buchhaltung. Hier werden alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge zuerst erfasst – mit Belegnummer, Datum, Betrag und kurzer Beschreibung. Aus dem Grundbuch werden die Buchungen dann systematisch ins Hauptbuch übertragen. - Hauptbuch:
Das Hauptbuch ist das zentrale Buch der Finanzbuchhaltung. Hier werden alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens systematisch erfasst – sortiert nach Sachkonten (z. B. Kasse, Bank, Forderungen, Umsatzerlöse, Aufwendungen usw.). Es bildet die Grundlage für die Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung. - Nebenbuch:
Das Nebenbuch liefert detaillierte Informationen zu einzelnen Bereichen, die im Hauptbuch nur zusammengefasst dargestellt werden. Typische Nebenbücher sind:- das Debitorenbuch (für Forderungen gegenüber Kunden),
- das Kreditorenbuch (für Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten),
- das Anlagenbuch (für das Anlagevermögen) oder
- das Lohn- und Gehaltsbuch (für die Personalkosten).
Geschäftsbücher
Geschäftsbücher
Geschäftsbücher im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind alle weiteren Bücher, die ein Unternehmer zur Dokumentation der Geschäftsvorfälle und zur Erfüllung steuerlicher Pflichten führt, bspw.:
- Kontokorrentbücher und Kontenkarten,
- Kassenbücher,
- weitere systematische Aufzeichnungen, die zur Steuerermittlung erforderlich sind.
Der Begriff “Geschäftsbücher” ist steuerlich weiter gefasst als im Handelsrecht. Er umfasst alle Bücher, die für die Besteuerung von Bedeutung sind – also auch solche, die über die handelsrechtliche Buchführungspflicht hinausgehen. Maßgeblich ist die steuerliche Relevanz der Aufzeichnung (vgl. BFH Urteil vom 26.09.2007 – I B 53/07).
Ergänzungen zu Geschäftsbücher: Kassenaufzeichnungen
Wichtig bzgl. Geschäftsbücher: Aufbewahrungspflichten bei Kassenaufzeichnungen
1. Elektronische Kassensysteme:
Unternehmen mit Buchführungspflicht müssen bei Nutzung elektronischer Kassen alle Einzelaufzeichnungen je Geschäftsvorfall speichern – das gilt auch für sogenannte Z-Bons (Tagesendsummenbons mit Nullstellungszähler). Eine bloße Speicherung der Z-Bons genügt nicht. Seit dem 1.1.2020 (bzw. Übergangsregelung bis 2021) müssen diese Daten durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) automatisch und unveränderbar gespeichert werden. Ein Verweis auf Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungspflicht ist bei Einsatz moderner Kassensysteme ausgeschlossen.
2. Offene oder manuelle Kassen:
Wer keine elektronische Kasse nutzt, muss alle Kassenbelege wie Kassenstreifen, Bons oder manuelle Aufzeichnungen aufbewahren. Alternativ ist auch ein täglicher Kassenbericht zulässig, wenn die Tageskasse ordnungsgemäß ausgezählt und das Ergebnis vollständig dokumentiert wird.
3. Sonderregelung für Taxen & Fahrdienstleister:
Bis Ende 2023 waren Schichtzettel im Taxigewerbe zulässig, sofern sie lückenlos geführt und ausgewertet wurden. Seit dem 01.01.2024 müssen EU-Taxameter oder Wegstreckenzähler mit TSE verwendet werden – die aufgezeichneten Daten sind ebenfalls aufzubewahren.
4. Waagen mit Einzelaufzeichnung:
Bei Waagen müssen Einzeldaten wie Artikel, Menge und Preis grundsätzlich aufbewahrt werden – es sei denn, diese Daten werden bereits vom elektronischen Kassensystem mitgespeichert und sind dort manipulationssicher erfasst
Verhältnis handelsrechtliche zur steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht
Verhältnis handelsrechtliche zur steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht
Bei Unternehmen, die nach Handelsrecht buchführungspflichtig sind, gelten die Handelsbücher einschließlich der vollständigen Finanzbuchhaltung auch steuerlich als aufbewahrungspflichtig – gemäß § 140 AO.
Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanz
Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz
Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 sind Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz geordnet aufzubewahren.
Inventare
Inventare
Ein Inventar ist die detaillierte Aufstellung eines Kaufmanns aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens. Dies wird im Rahmen der sogenannten Inventur aufgestellt – meist am Ende eines Geschäftsjahres. Es bildet die Grundlage für die Bilanz.
Ein Inventar muss vollständig und nachvollziehbar archiviert werden – sowohl bei der Gründung als auch jährlich bei der Bestandsaufnahme der materiellen und immateriellen Vermögenswerte (§ 240 HGB).
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz
Jahresabschlüsse (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung)
Der Jahresabschluss zeigt die wirtschaftliche Lage des Unternehmens und besteht (gem. § 242 Abs. 3 HGB) aus der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) einschl der nicht abziehbaren Betriebsausgaben. Nicht aufbewahrungspflichtig nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind Unterlagen zur Bildung eines Investitionsabzugsbetrags nach § 7g EStG, weil dieser außerbilanziell gebildet wird.
Bei Kapitalgesellschaften (bspw. GmbH, AG, eG) ist der Jahresabschluss nach § 264 Abs.1 S.1 HGB um einen Anhang i.S.d. §§ 284 ff. HGB zu ergänzen. Bei Genossenschaften gilt dies entsprechend § 336 Abs. 1 S. 1 HGB.
Eröffnungsbilanz
Die Eröffnungsbilanz ist nach § 242 Abs.1 S. 1HGB die vom Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes aufzustellende Bilanz.
Lagebericht
Erläuterungen zum Begriff Lagebericht
Der Lagebericht ergänzt den Jahresabschluss bei Kapitalgesellschaften. Er hat insbesondere folgende Funktion:
- Erläuterung des Geschäftsverlauf des abgelaufenen Geschäftsjahres.
- Ausgewogene und umfassende Analyse und Darstellung des Geschäftsergebnisses und der aktuellen Lage.
- Abbildung der Risiken des Unternehmens im Rahmen des Risikoberichts.
Die Pflicht zur Erstellung ergibt sich aus § 289 HGB. Ein Lagebericht ist insbesondere verpflichtend für:
- Große und mittelgroße Kapitalgesellschaften
z. B. GmbH, AG, Ltd. (§ 264 Abs. 1 i. V. m. § 267 HGB) - Große und mittelgroße Personengesellschaften ohne voll haftende natürliche Person
z. B. GmbH & Co. KG, Ltd. & Co. KG (§ 264a HGB) - Rechnungslegungspflichtige Unternehmen nach dem Publizitätsgesetz (§ 5 Abs. 2 PublG)
z. B. Genossenschaften (§ 336 HGB), Kreditinstitute (§ 340a Abs. 1 HGB), Versicherungsunternehmen (§ 341a Abs. 1 HGB)
Sonstigen zum Verständnis erforderliche Organisationsunterlagen (Verfahrensdokumentation)
Was sind aufbewahrungspflichtige Arbeitsanweisungen & Organisationsunterlagen
Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO müssen nicht nur Bücher, Bilanzen und Inventare aufbewahrt werden – auch die dazugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sind verpflichtend zu archivieren, sofern sie zum Verständnis der Buchführung notwendig sind.
Dazu zählen zum Beispiel:
- Kontenpläne
- Abkürzungsverzeichnisse
- Verfahrensdokumentationen bei EDV-gestützter Buchführung
Gerade bei digitaler Buchführung ist eine Verfahrensdokumentation zwingend erforderlich. Sie sorgt dafür, dass Dritte (z. B. Betriebsprüfer) die Buchführung lückenlos nachvollziehen und prüfen können. Das gilt auch dann, wenn alle Daten ausgedruckt vorliegen.
Tipp: Wenn ein externes Rechenzentrum mit der Buchführung beauftragt ist, muss sichergestellt sein, dass der Unternehmer jederzeit auf die dort gespeicherte System- und Programmdokumentation zugreifen kann.
Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
Aufbewahrungspflicht für Zollunterlagen
Auch Zollunterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Unionszollkodex (UZK) unterliegen der Aufbewahrungspflicht gemäß § 147 AO.
Dazu zählen insbesondere alle Unterlagen, die im Rahmen einer elektronisch übermittelten Zollanmeldung (Art. 6 Abs. 1, Art. 162 ff. UZK) bereitzuhalten sind.
Beispiele für aufbewahrungspflichtige Zollunterlagen:
- Präferenznachweise (z. B. EUR.1, Lieferantenerklärungen)
- Ursprungszeugnisse
- Echtheitsbescheinigungen
- Handarbeitszeugnisse
- Weitere Nachweise für tarifliche Erleichterungen oder Genehmigungspflichten
➡️ Diese Unterlagen sind insbesondere dann relevant, wenn Sie Zollvergünstigungen oder spezielle Einfuhrgenehmigungen in Anspruch nehmen.
8 Jahre Aufbewahrungsfrist:
Was zählt als Buchungsbeleg?
Buchungsbelege im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind zentrale Nachweise für einzelne Geschäftsvorfälle. Dazu zählen insbesondere:
- Rechnungen
- Quittungen und Auftragszettel
- Warenbestandsaufnahmen
- Bankauszüge (inkl. Online-Banking)
- Betriebskostenabrechnungen
- Bewertungsunterlagen und Buchungsanweisungen
- Gehaltslisten, Kassenberichte, Portokassenbücher
- Prozessakten
- Lieferscheine (wenn sie buchungsrelevant sind)
Auch Tagesendsummenbons (Z-Bons) elektronischer Kassen gelten als Buchungsbelege.
Wann wird ein Geschäftsbrief zum Buchungsbeleg?
Wichtig: Ein Handels- oder Geschäftsbrief (bspw. eine Mahnung mit mitgeteilten Verzugskosten) wird zum Buchungsbeleg, sobald er mit einem Kontierungsvermerk versehen wird. Das hat Auswirkungen auf die Aufbewahrungsfrist:
- Buchungsbelege: 8 Jahre
- Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre
Nicht aufbewahrungspflichtig: Lieferscheine ohne Buchungsfunktion (z. B. ohne Kontierungsvermerk).
6 Jahre Aufbewahrungsfrist:
Handels- und Geschäftsbriefe: Was muss aufbewahrt werden?
Gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO müssen Unternehmen folgende Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren:
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
z. B. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen (sofern nicht schon Buchungsbeleg), Mahnungen, Vertragskorrespondenz - Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
z. B. Kopien von Angeboten, Lieferscheinen, Kündigungsschreiben, E-Mails mit Geschäftsbezug
Diese Dokumente dienen dem Nachweis und der Dokumentation geschäftlicher Vorgänge und müssen im Original (Papier) oder elektronisch so archiviert werden, dass sie jederzeit lesbar und nachvollziehbar sind.
Achtung:
Sobald ein Handels- oder Geschäftsbrief mit einem Kontierungsvermerk versehen wird und zur Buchung eines Geschäftsvorfalls führt, gilt er als Buchungsbeleg – und ist dann 8 Jahre lang aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 S.1 i.V.m. Abs. 1 Nr. 4 AO).
AO & HGB
Gesetzliche Grundlagen
Die Aufbewahrungspflichten betreffen vorrangig Buchführungspflichtige. Umfang und Fristen zur Aufbewahrung bestimmter Unterlagen sind insbesondere in folgenden gesetzlichen Vorschriften geregelt:
-
§ 238 HGB: Handelsrechtliche Buchführungspflicht
-
§§ 140, 141 AO: Steuerrechtliche Buchführungspflicht
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§ 257 HGB und § 238 HGB: Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht und -fristen
-
§ 147 AO: Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten und -fristen
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Betroffene Unternehmen
Für wen gelten die Aufbewahrungspflichten?
Erfasst sind alle buchführungspflichtigen Unternehmen, also insbesondere kaufmännische Gewerbebetriebe (bspw. e.K., GmbH, OHG, KG, AG etc.).
Andere Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte sind betroffen, wenn sie bestimmte Betragsgrenzen überschreiten. Die bisherige Umsatzgrenze von 600.000 Euro wurde 2024 auf 800.000 Euro und die bisherige Gewinngrenze von 60.000 Euro auf 80.000 Euro erhöht (vgl. Wachstumschancengesetz).
Freiberufler unterliegen keiner handelsrechtlichen (§ 238 HGB) oder steuerrechtlichen (§ 141 AO) Buchführungspflicht.
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Buchführungspfichtige Unternehmen: immer erfasst
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Sonstige Gewerbetreibende: Erfasst ab bestimmter Größe
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Land- und Forstwirte: Erfasst ab bestimmter Größe
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Freiberufler: Nicht erfasst
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Welche Unterlagen sind von der Archivierungspflicht ausgenommen?
Ausgenommen sind Dokumente aus dem privaten Steuerbereich, etwa Nachweise zu Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen oder Anschaffungskosten i. S. d. § 17 EStG (vgl. BFH Urt. v. 08.02.2011 – IX R 44/10). Gleiches gilt für private Kontoauszüge (BFH 07.12.2010 – III B 199/09). Das Unterlassen der Aufbewahrung solcher Unterlagen stellt keinen Verstoß dar und darf bei Schätzungen nicht zum Nachteil des Steuerpflichtigen herangezogen werden. Eine entsprechende Pflicht ergibt sich auch nicht aus § 200 AO.
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Praxis-Betrachtung
Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der Praxis
Die digitale Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen ist mehr als nur ein Ordnungssystem – sie ist ein zentraler Bestandteil Ihrer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation. Unternehmen, die ihre Dokumente gesetzeskonform aufbewahren wollen, müssen neben organisatorischen Maßnahmen auch technische Anforderungen erfüllen. Doch was bedeutet das konkret für Ihre tägliche Praxis?
Was bedeutet digitale Archivierung?
Die digitale Archivierung bezeichnet die langfristige, elektronische Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente – zum Beispiel Rechnungen, Verträge oder Kontoauszüge. Dabei müssen rechtliche Anforderungen wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) beachtet werden.
Digitale Archivierung nach GoBD
So gelingt die digitale Aufbewahrung Ihrer Dokumente
Die Archivierung geschäftlicher Unterlagen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein zentraler Bestandteil der GoBD-konformen Unternehmensführung.
Mit verfahrensdokumentation.pro unterstützen wir Sie bei der Gestaltung eines Archivierungskonzepts, das alle GoBD-Anforderungen erfüllt – praxisnah, digital und effizient.
Unsere Lösung hilft Ihnen dabei…
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... ein revisionssicheres Archivierungssystem einzuführen oder vorhandene Strukturen GoBD-konform zu prüfen...
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... Verantwortlichkeiten und Prozesse zu dokumentieren, etwa über Zugriffsrechte, Löschfristen und Archivierungsformate...
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... ein digitales Verfahrensverzeichnis aufzubauen, das Ihre technische und organisatorische Archivierungslösung verständlich beschreibt – ein zentrales Element für jede Betriebsprüfung...
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...Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen und DMS-Software zu dokumentieren und zu auditieren
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Safety first
Warum ist eine revisionssichere Archivierung so wichtig?
Durch Erfüllung einer revisionssicheren Archivierung soll sichergestellt sein, dass im Bedarfsfall – und insbesondere bei Betriebsprüfungen - alle relevanten digitalen Belege und Dokumente in unveränderter Form fristgerecht bereitgestellt werden können.
Revisionssicherheit weist folgende Merkmale auf:
Vollständigkeit
Es muss sichergestellt sein, dass die Informationen (z.B. Dokumente) vollständig erhalten bleiben und nicht verloren gehen.
Unveränderbarkeit
Die Informationen müssen so archiviert werden, dass sie nicht verändert werden können.
Ordnungsmäßigkeit
Dokumente müssen so aufbewahrt werden, dass rechtliche Vorgabe sowie unternehmensinterne Richtlinien erfüllt werden.
Wiederauffindbarkeit
Alle Daten und Dokumente sind so zu speichern, dass sie jederzeit schnell und sicher recherchiert und abgerufen werden können.
Zugriff nur für Berechtigte
Das Datenarchiv ist so konfiguriert, dass ausschließlich autorisierte Nutzer auf die gespeicherten Unterlagen zugreifen können.
Datensicherheit
Durch redundante Speicherung und regelmäßige Backups wird dauerhaft gewährleistet, dass keinerlei Informationen verloren gehen.
Prozess-Dokumentation
Der gesamte Archivierungsprozess - von Erfassung bis Migration - ist in einer detaillierten Verfahrensdokumentation festzuhalten.
Fristeinhaltung
Dokumente werden erst gelöscht, wenn ihre individuell definierten Aufbewahrungszeiträume vollständig abgelaufen sind.
Änderungs-Protokollierung
Jede Anpassung im Archivsystem – von Rechteänderungen bis zur Datenergänzung – wird lückenlos im Änderungsprotokoll erfasst.
Überprüfbarkeit
Fachkundige Prüferinnen und Prüfer erhalten jederzeit die Möglichkeit, das Archivsystem vollumfänglich zu inspizieren und zu bewerten.
Analysse der GoBD
Welche Anforderungen stellen die GoBD an die digitale Archivierung?
Die GoBD vom 28.11.2029 stellen an den Umfang der Aufbewahrung in Teilabschnitt 9. (Rz. 113 ff.) folgende Anforderungen:
Lassen Sie uns ins Detail gehen...
... und die GoBD im Einzelnen strukturiert betrachten:
Bzgl. des sachlichen Umfangs der Aufbewahrungspflicht wird einleitend festgelegt:
Dies wird bzgl. Buchführungspflichtigen wie folgt konkretisiert:
114 Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig (…).
Bzgl. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR / auch sog. 4-III-Rechnung) – also für Freiberuflern und kleineren Gewerbebetrieben – wird klargestellt:
115 Auch Steuerpflichtige, die nach § 4 Absatz 3 EStG als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen, sind verpflichtet, Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Absatz 1 AO aufzubewahren (…).
Ferner wird beispielhaft Bezug auf anderweitige gesetzliche Aufzeichnungspflichten genommen:
116 Aufbewahrungspflichten können sich auch aus anderen Rechtsnormen (z. B. § 14b UStG) ergeben.
Hinsichtlich der geforderten Ordnung bei der Aufbewahrung wird ausgeführt:
117 Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.
Eine digitalisierte Aufbewahrung ist unter folgenden Voraussetzungen GoBD-konform:
118 Die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können nach § 147 Absatz 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
- mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
- während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Bei der Aufbewahrung originär digitaler Unterlagen ist zu beachten:
119 Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt.
Bei in Papierform versendeter Handels- und Geschäftsbriefe gilt folgende Erleichterung:
Bei elektronischen Dokumenten soll zugleich durch einen zugeteilten Index – vorbehaltlich anderweitiger tauglicher Verwaltungsmaßnahmen – die nachvollziehbare Auffindbarkeit sichergestellt werden:
122 Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet werden kann. Stellt ein Steuerpflichtiger durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann, und ist dies in angemessener Zeit nachprüfbar, so ist aus diesem Grund die Buchführung nicht zu beanstanden.
Bei eingehenden elektronischen Dokumenten ist bei Änderung des Datenformats zu beachten:
131 Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden (siehe Rz. 135). Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z. B. durch OCR (Beispiel: Erzeugung einer volltextrecherchierbaren PDF-Datei im Erfassungsprozess), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.
Bei einer Nachbearbeitung von Dokumenten durch Vermerke (etc.) ist zu berücksichtigen:
123 Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes, farblichen Hervorhebungen usw. darf – unabhängig von seiner technischen Ausgestaltung – keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben. Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem elektronischen Dokument zu speichern, damit die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originalzustands und seiner Ergänzungen gewährleistet ist.
Bezüglich der Anforderungen für das Einscannen von empfangenen Papierdokumenten wird erläutert:
130 Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (z. B. gescannt oder fotografiert), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Absatz 2 AO). Eine bildliche Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt sind. Werden bildlich erfasste Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) um Volltextinformationen angereichert (zum Beispiel volltextrecherchierbare PDFs), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen. § 146 Absatz 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).
Bei allen erzeugten elektronischen Daten ist hinsichtlich der Aufbewahrung zu berücksichtigen:
132 Im DV-System erzeugte Daten im Sinne der Rzn. 3 bis 5 (z. B. Grund(buch)aufzeichnungen in Vor- und Nebensystemen, Buchungen, generierte Datensätze zur Erstellung von Ausgangsrechnungen) oder darin empfangene Daten (z. B. EDI-Verfahren) müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden.
Für elektronisch erzeugte Dokumente gilt bzgl. der Aufbewahrung:
133 Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen [§ 14b UStG], elektronisch abgeschlossene Verträge, Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt (Hinweis auf Rzn. 119, 120). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. Inhouse-Format) ist zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird (siehe Rz. 135).
Sofern elektronisch Daten verschlüsselt sind muss folgendes sichergestellt sein:
134 Bei Einsatz von Kryptografie-Techniken ist sicherzustellen, dass die verschlüsselten Unterlagen im DV-System in entschlüsselter Form zur Verfügung stehen. Werden Signaturprüfschlüssel verwendet, sind die eingesetzten Schlüssel aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht endet, wenn keine der mit den Schlüsseln signierten Unterlagen mehr aufbewahrt werden müssen.
In dem speziellen Fall der Umwandlung elektronischer Daten in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) muss folgendes sichergestellt sein:
135 Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.
Vorstehende Anforderungen werden unter den folgenden Voraussetzungen bei Erstellung einer Verfahrensdokumentation nicht gestellt:
Die Aufbewahrung beider Versionen ist bei Beachtung folgender Anforderungen nicht erforderlich, sondern es ist die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend:
- Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
- Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
- Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
- Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind die während der maschinellen Verarbeitung durch das Buchführungssystem erzeugten Dateien, sofern diese ausschließlich einer temporären Zwischenspeicherung von Verarbeitungsergebnissen dienen und deren Inhalte im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden. Voraussetzung ist jedoch, dass bei der weiteren Verarbeitung keinerlei „Verdichtung“ aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger Daten (vgl. Rzn. 3 bis 5) vorgenommen wird.