Elektronische Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation: Was Sie beachten müssen
In einer zunehmend digitalen Welt ist die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten für Unternehmen und Steuerberater von entscheidender Bedeutung. Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenverarbeitung) legen fest, welche Anforderungen an die Dokumentation und Archivierung gestellt werden, um revisionssicher und rechtssicher zu arbeiten. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Aspekte Sie beachten müssen, um eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung sicherzustellen.
Die Bedeutung der elektronischen Aufbewahrung
Die elektronische Aufbewahrung ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente effizient zu verwalten und schnell auf Informationen zuzugreifen. Dies ist nicht nur zeitsparend, sondern auch kosteneffizient. Durch die Digitalisierung reduzieren Unternehmen den Platzbedarf für physische Archive und minimieren das Risiko von Verlust oder Beschädigung von Dokumenten.
Allerdings bringt die elektronische Aufbewahrung auch spezifische Anforderungen mit sich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archive sowohl rechtlichen als auch steuerlichen Vorgaben entsprechen.
GoBD-konforme Archivierung
1. Vollständigkeit und Unveränderbarkeit
Die GoBD verlangen, dass alle steuerlich relevanten Dokumente vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass einmal archivierte Dokumente nicht mehr verändert werden dürfen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierungslösungen diese Anforderungen unterstützen, beispielsweise durch das Setzen von Schreibschutz und durch die Verwendung von Dateiformaten, die eine Veränderung verhindern (z. B. PDF/A).
2. Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
Die Nachvollziehbarkeit ist ein weiteres zentrales Kriterium. Alle Schritte der Dokumentation und Archivierung müssen nachvollziehbar sein. Führen Sie daher ein Verfahrensdokument, das den gesamten Prozess der elektronischen Aufbewahrung beschreibt. Dazu gehören Informationen über die eingesetzten Systeme, die Verantwortlichkeiten und die verwendeten Verfahren zur Sicherstellung der Datenintegrität.
3. Zugriffskontrollen
Eine revisionssichere Aufbewahrung erfordert, dass der Zugriff auf die archivierten Dokumente kontrolliert wird. Definieren Sie klare Rollen und Berechtigungen für Mitarbeiter, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Protokollieren Sie alle Zugriffe auf die Archive, um im Falle einer Prüfung nachweisen zu können, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten hatten.
4. Datenschutz und Sicherheit
Der Schutz personenbezogener Daten hat oberste Priorität. Ihre Archivierungslösungen müssen den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Implementieren Sie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust zu schützen. Verschlüsselung und regelmäßige Backups sind hierbei unerlässlich.
Verfahrensdokumentation für die elektronische Aufbewahrung
Ein elementarer Bestandteil der GoBD-konformen Archivierung ist die Verfahrensdokumentation. Diese beschreibt die Abläufe und Systeme, die zur elektronischen Aufbewahrung eingesetzt werden. Folgende Punkte sollten in der Verfahrensdokumentation enthalten sein:
Kontrollen und Überprüfungen: Beschreiben Sie, wie Sie die Einhaltung der GoBD und der Datenschutzanforderungen regelmäßig überprüfen.
Ziele der Dokumentation: Beschreiben Sie, warum eine elektronische Aufbewahrung notwendig ist und welche rechtlichen Anforderungen erfüllt werden müssen.
Beschreibung der IT-Systeme: Listen Sie alle verwendeten Software- und Hardwarelösungen auf, die für die Archivierung eingesetzt werden.
Prozesse: Dokumentieren Sie die Prozesse, die zur Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten führen. Dies umfasst auch die Benennung von Verantwortlichkeiten.
Fazit
Die elektronische Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten ist ein komplexes Thema, das Unternehmen und Steuerberater vor Herausforderungen stellt. Eine GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung ist jedoch unerlässlich, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten und mögliche Nachteile zu vermeiden. Indem Sie die oben genannten Anforderungen beachten und eine umfassende Verfahrensdokumentation erstellen, können Sie sicherstellen, dass Ihre elektronische Aufbewahrung sowohl effizient als auch rechtssicher ist.
