Verfahrensdokumentation für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU):
Spezifische Herausforderungen und Lösungsansätze
Die Verfahrensdokumentation ist ein zentrales Element zur Einhaltung der GoBD. Während große Unternehmen oft über spezialisierte Teams und Ressourcen verfügen, um diese Anforderungen umzusetzen, stehen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) vor besonderen Herausforderungen. In diesem Blogbeitrag werden die spezifischen Probleme, mit denen KMU konfrontiert sind, erläutert, und praxisnahe Lösungsansätze vorgestellt, mit welchen sie die Anforderungen erfolgreich bewältigen können.
Herausforderungen für KMU bei der Verfahrensdokumentation
Ressourcenmangel
Kleine und mittelständische Unternehmen haben oft nicht die finanziellen oder personellen Ressourcen, um komplexe Dokumentationsprozesse zu etablieren. Häufig fehlt es an spezialisierten Fachkräften, die sich ausschließlich um die Buchhaltung und die Dokumentation kümmern können. Zudem wird die Dokumentation oft als “lästige Pflicht” betrachtet, die neben dem Tagesgeschäft erledigt werden muss.
Komplexität der IT-Landschaft
Viele KMU verwenden eine Mischung aus älteren und modernen IT-Systemen, die oft nicht vollständig integriert sind. Diese Vielfalt macht es schwer, alle Prozesse und Schnittstellen korrekt zu dokumentieren. Darüber hinaus haben viele Unternehmen nicht die nötige IT-Kompetenz im Haus, um die Systeme detailliert und GoBD-konform zu beschreiben.
Unwissenheit über rechtliche Anforderungen
KMU sind oft nicht vollständig über die gesetzlichen Anforderungen informiert, die an eine Verfahrensdokumentation gestellt werden. Es ist nicht immer klar, welche Prozesse dokumentiert werden müssen, welche Systeme erfasst werden sollen und wie detailliert die Dokumentation sein muss, um den Anforderungen der Finanzbehörden zu entsprechen.
Zeitliche Belastung
Die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation nimmt viel Zeit in Anspruch. Für KMU, die oft mit begrenztem Personal arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, die Dokumentation kontinuierlich zu aktualisieren. Dies gilt besonders dann, wenn regelmäßig neue Systeme eingeführt oder bestehende Prozesse geändert werden.
Lösungsansätze für KMU
Priorisierung der wichtigsten Prozesse
KMU sollten sich zunächst auf die Dokumentation der steuerlich relevanten Prozesse konzentrieren. Dazu gehören Buchhaltungsprozesse, die Verarbeitung von Rechnungen, Belegen und Zahlungen sowie die Schnittstellen zwischen den verwendeten Systemen. Eine vollständige Dokumentation aller Unternehmensprozesse kann für KMU überwältigend sein. Daher ist es sinnvoll, zunächst die Kernprozesse zu identifizieren, die für die Einhaltung der GoBD entscheidend sind.
Nutzung externer Unterstützung
KMU können von externer Unterstützung profitieren, etwa durch Steuerberater oder IT-Dienstleister, die auf GoBD und Verfahrensdokumentation spezialisiert sind. Diese Experten können helfen, die Anforderungen zu verstehen und eine praxisgerechte Dokumentation zu erstellen. Sie bringen das nötige Fachwissen mit, um sicherzustellen, dass die Dokumentation korrekt und vollständig ist. Auch die Auswahl und Implementierung von Softwarelösungen, die die Dokumentation erleichtern, kann von externen Dienstleistern übernommen werden.
Einsatz von Cloud-basierten Tools
Cloud-basierte Buchhaltungs- und Dokumentationstools bieten eine effiziente Möglichkeit, die Verfahrensdokumentation digital zu verwalten. Diese Systeme ermöglichen eine zentrale Speicherung aller relevanten Informationen und erleichtern die Pflege und Aktualisierung der Dokumentation. Zudem bieten viele moderne Lösungen integrierte Funktionen zur Dokumentation und Archivierung von Daten, die speziell auf die GoBD ausgelegt sind.
Regelmäßige Überprüfung und Pflege
Auch wenn es zeitaufwendig erscheint, ist die regelmäßige Aktualisierung der Verfahrensdokumentation unerlässlich. KMU sollten interne Prozesse etablieren, um Änderungen an IT-Systemen, Geschäftsabläufen oder neuen gesetzlichen Anforderungen zeitnah in die Dokumentation aufzunehmen. Ein fester Turnus, etwa eine jährliche Überprüfung, kann sicherstellen, dass keine relevanten Änderungen übersehen werden.
Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
In vielen KMU sind die Mitarbeiter nicht ausreichend über die Bedeutung der Verfahrensdokumentation informiert. Es ist daher ratsam, Schulungen anzubieten, in denen die Mitarbeiter die Grundlagen der GoBD und die Notwendigkeit der Dokumentation kennenlernen. Insbesondere sollten diejenigen, die in den Bereichen Buchhaltung und IT tätig sind, regelmäßig auf den aktuellen Stand gebracht werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Abläufe korrekt dokumentiert werden.
Schlanke Dokumentationslösungen entwickeln
KMU können auch pragmatische Ansätze für die Verfahrensdokumentation verfolgen. Es ist nicht immer notwendig, jede Kleinigkeit ausführlich zu beschreiben. Wichtiger ist es, dass die wesentlichen Schritte und Abläufe klar nachvollziehbar und prüfbar sind. Eine schlanke, aber effektive Dokumentation kann in vielen Fällen ausreichen, um den Anforderungen der Finanzbehörden zu genügen.
Fazit
Die Verfahrensdokumentation stellt kleine und mittelständische Unternehmen vor besondere Herausforderungen, da sie oft über weniger Ressourcen und Fachwissen verfügen als große Unternehmen. Dennoch ist die Einhaltung der GoBD für KMU ebenso wichtig, um Sanktionen und Steuerrisiken zu vermeiden. Durch eine gezielte Priorisierung, den Einsatz externer Unterstützung und die Nutzung digitaler Tools können KMU die Verfahrensdokumentation effizient umsetzen. Eine gut strukturierte, regelmäßig gepflegte Verfahrensdokumentation schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern trägt auch dazu bei, interne Prozesse transparenter und effizienter zu gestalten.
