Warum benötige ich eine
Verfahrensdokumentation

Der Gesetzgeber begründet die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation in den GoBD 2014 und untermauert diese Vorgabe in den GoBD 2019. Es steht außer Frage, ob ein Steuerpflichtiger eine Verfahrensdokumentation benötigt oder nicht. Jedes Unternehmen in Deutschland, das steuerlich relevante elektronische Dokumente nach den Vorgaben der GoBD aufbewahrt, muss eine Verfahrensdokumentation vorhalten. Unterstützen Sie Ihre Mandanten bei der Erfüllung dieser steuerlichen Vorgabe.
Mit Verfahrensdokumentation.pro erstellen Sie prozessorientiert und unkompliziert Verfahrensdokumentationen für Ihre Mandanten. Erschließen Sie sich das Geschäftsfeld der Prozessberatung für Ihre Mandanten. Die Verfahrensdokumentation bietet hier den optimalen Einstieg.
GoBDs
Die Regelungen

Datensicherheit/ Unveränderbarkeit

Elektronische Aufzeichnungen

Beweiskraft der Buchführung

Zeitnahe
Belegerfassung

Geordnete Aufbewahrung
Verfahrensdokumentation
FAQ
- betriebliche EDV
- sogenannte Vor- und Nebensysteme
- Finanzbuchführung
- Anlagenbuchführung
- Lohnbuchhaltungssysteme
- Kassensysteme
- Warenwirtschaftssysteme
- Zahlungssysteme
- Fakturierung
- Archiv- und Datenmanagementsysteme
Aus unserer Sicht ist die Frage mit einem klaren Ja zu beantworten. Die vier Hauptbestandteile der GoBD können gewährleistet werden durch eine ausführliche und vollumfängliche Dokumentation des Verfahrens und der dabei verwendeten Datenverarbeitungssysteme. Somit ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation die Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchhaltung.
Auch wenn die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation bereits seit dem Jahr 2015 besteht, wird diese erst jüngst seitens der Finanzverwaltung regelmäßig beim Versand von Anordnungen steuerlicher Außenprüfungen angefordert. Die Finanzverwaltung hat die Revisionssicherheit von Dateiablage-Systemen und das Vorliegen von aktuellen Verfahrensdokumentationen zwischenzeitlich zu Prüfungsschwerpunkten erklärt. Ohne eine Verfahrensdokumentation liegt grundsätzlich kein formeller Mangel vor, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann, wenn aufgrund des Fehlens die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist. Das dürfte jedoch in der heutigen Zeit in den wenigsten Unternehmen der Fall sein.
Für jedes Datenverarbeitungssystem ist daher eine übersichtliche Verfahrensdokumentation zu erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich ist. Dabei muss ein sachverständiger Dritter (steuerlicher Betriebsprüfer) in angemessener Zeit eine Prüfung durchführen können.
Inhaltlich sind sämtliche Prozesse, Vorgehensweisen und Kontrollen abzubilden, die bei der digitalen Finanzbuchhaltung anfallen.
Folgende Prozesse müssen abgebildet werden:
- Rechnungserstellungsprozess
- Rechnungseingangsprozess
- Bargeldkassen sowie Kassensysteme
- Archivierungsprozesse für steuerlich relevante Daten und Dokumente
Die tatsächliche Umsetzung kann unterschiedlich aussehen, bzw. ist die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur, sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystems. Dies führt in der Praxis zu sehr unterschiedlich ausgestalteten Verfahrensdokumentationen. Die Finanzverwaltung gibt in ihrem BMF-Schreiben lediglich Hinweise zum Aufbau. Diese sind jedoch sehr allgemein gefasst und geben grob folgende Struktur vor:
- Allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme
- Anwenderdokumentation
- Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
- Datensicherungskonzept und internes Kontrollsystem
- Übersicht zur Historie der eingesetzten IT-Programme
- Übersicht zur Historie der Änderung innerhalb der Dokumentation
- Handbücher der eingesetzten Soft- und Hardware
- Testate
- Softwareupdates
- Hardwaretausch
- Schnittstellen
- Arbeitsanweisungen
In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. Unsere Erfahrung zeigt aber auch, dass diese in vielen kleinen und mittleren Betrieben (KMU) häufig nur mündlich erteilt wurden oder es liegen nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen vor. Richtig umgesetzt stellt die Verfahrensdokumentation für diese Unternehmen eine große Chance dar. Durch Prozessbeschreibungen besteht die Chance, Abläufe zu vereinheitlichen und vereinfachen, Strukturen und Zuständigkeiten können durchdacht und schriftlich festgehalten werden.
Die Vorteile lassen sich grob zusammenfassen:
- Transparenz innerbetrieblicher Prozesse
- Durchleuchtung bestehender Prozesse auf Optimierungsbedarf
- Effizienzgewinn durch Nutzung von Schnittstellen
- Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Einheitliche Standards in allen Abteilungen
GoBD
FAQ
Die GoBD umfassen alle steuerlich relevanten Unterlagen. Eine abschließende Aufzählung von steuerlich relevanten Unterlagen existiert jedoch nicht. Es handelt sich um Dokumente, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Somit kann auch eine E-Mail eines Geschäftspartners steuerlich relevant sein.
Die GoBD lassen sich auf die folgenden vier Kernaussagen komprimieren:
- Vollständige und lückenlose Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
- Zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen
- Progressive und retrograde Prüfung durch einen sachverständigen Dritten
- Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar