Warum benötige ich eine

Verfahrensdokumentation

Der Gesetzgeber begründet die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation in den GoBD 2014 und untermauert diese Vorgabe in den GoBD 2019. Es steht außer Frage, ob ein Steuerpflichtiger eine Verfahrensdokumentation benötigt oder nicht. Jedes Unternehmen in Deutschland, das steuerlich relevante elektronische Dokumente nach den Vorgaben der GoBD aufbewahrt, muss eine Verfahrensdokumentation vorhalten. Unterstützen Sie Ihre Mandanten bei der Erfüllung dieser steuerlichen Vorgabe.

Mit Verfahrensdokumentation.pro erstellen Sie prozessorientiert und unkompliziert Verfahrensdokumentationen für Ihre Mandanten. Erschließen Sie sich das Geschäftsfeld der Prozessberatung für Ihre Mandanten. Die Verfahrensdokumentation bietet hier den optimalen Einstieg.

GoBDs

Die Regelungen

Datensicherheit/ Unveränderbarkeit

Elektronische Aufzeichnungen

Beweiskraft der Buchführung

Zeitnahe
Belegerfassung

Geordnete Aufbewahrung

Verfahrensdokumentation

FAQ

Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation ist eine Art Finanz-Qualitätsmanagement-System des Unternehmens und ein Handbuch für den Betriebsprüfer. In jedem Unternehmen sind die Abläufe und der EDV-Einsatz anders organisiert. Um diese beurteilen zu können, müssen die Organisation und die Abläufe im Unternehmen für den Betriebsprüfer nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Insbesondere sollen in der Verfahrensdokumentation die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozessen und IT-Systemen transparent dokumentiert werden.
Welche Systeme müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden?
  • betriebliche EDV
  • sogenannte Vor- und Nebensysteme
  • Finanzbuchführung
  • Anlagenbuchführung
  • Lohnbuchhaltungssysteme
  • Kassensysteme
  • Warenwirtschaftssysteme
  • Zahlungssysteme
  • Fakturierung
  • Archiv- und Datenmanagementsysteme
Benötige ich eine Verfahrensdokumentation?

Aus unserer Sicht ist die Frage mit einem klaren Ja zu beantworten. Die vier Hauptbestandteile der GoBD können gewährleistet werden durch eine ausführliche und vollumfängliche Dokumentation des Verfahrens und der dabei verwendeten Datenverarbeitungssysteme. Somit ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation die Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchhaltung.

Auch wenn die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation bereits seit dem Jahr 2015 besteht, wird diese erst jüngst seitens der Finanzverwaltung regelmäßig beim Versand von Anordnungen steuerlicher Außenprüfungen angefordert. Die Finanzverwaltung hat die Revisionssicherheit von Dateiablage-Systemen und das Vorliegen von aktuellen Verfahrensdokumentationen zwischenzeitlich zu Prüfungsschwerpunkten erklärt. Ohne eine Verfahrensdokumentation liegt grundsätzlich kein formeller Mangel vor, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann, wenn aufgrund des Fehlens die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist. Das dürfte jedoch in der heutigen Zeit in den wenigsten Unternehmen der Fall sein.

Für jedes Datenverarbeitungssystem ist daher eine übersichtliche Verfahrensdokumentation zu erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich ist. Dabei muss ein sachverständiger Dritter (steuerlicher Betriebsprüfer) in angemessener Zeit eine Prüfung durchführen können.

Welchem Zweck dient die Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation dient als Nachweis, dass die IT-gestützte Buchführung und die Aufbewahrung von Daten und Belegen eines Unternehmens den in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätzes entspricht. Ziel ist es, die Buchführung und Belegablage in Unternehmen in angemessener Zeit für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar und nachprüfbar zu machen, z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Was ist Inhalt einer Verfahrensdokumentation?

Inhaltlich sind sämtliche Prozesse, Vorgehensweisen und Kontrollen abzubilden, die bei der digitalen Finanzbuchhaltung anfallen.

Folgende Prozesse müssen abgebildet werden:

  • Rechnungserstellungsprozess
  • Rechnungseingangsprozess
  • Bargeldkassen sowie Kassensysteme
  • Archivierungsprozesse für steuerlich relevante Daten und Dokumente

Wie hat die Ausgestaltung zu erfolgen?

Die tatsächliche Umsetzung kann unterschiedlich aussehen, bzw. ist die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur, sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystems. Dies führt in der Praxis zu sehr unterschiedlich ausgestalteten Verfahrensdokumentationen. Die Finanzverwaltung gibt in ihrem BMF-Schreiben lediglich Hinweise zum Aufbau. Diese sind jedoch sehr allgemein gefasst und geben grob folgende Struktur vor:

  • Allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme
  • Anwenderdokumentation
  • Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation
  • Datensicherungskonzept und internes Kontrollsystem
  • Übersicht zur Historie der eingesetzten IT-Programme
  • Übersicht zur Historie der Änderung innerhalb der Dokumentation
Was sind notwendige Bestandteile der Verfahrensdokumentation?
  • Handbücher der eingesetzten Soft- und Hardware
  • Testate
  • Softwareupdates
  • Hardwaretausch
  • Schnittstellen
  • Arbeitsanweisungen
Welchen Zeitraum sollte die Verfahrensdokumentation umfassen?
Eine Verfahrensdokumentation ist von der Gründung bis zur Liquidation (Schließen) der Firma notwendig. Änderungen, die sich über diesen Zeitraum ergeben sind zu dokumentieren.
Ist die Verfahrensdokumentation nur einmalig zu erstellen?
Nein. Sowohl die Verfahrensdokumentation, als auch die Anhänge und Anlagen sind ständig auf einem aktuellen Stand zu halten. Bei Veränderung der betrieblichen Prozesse sowie des eingesetzten IT-Systems muss eine Anpassung der Dokumentation erfolgen.
Welche Folgen ergeben sich bei fehlender Verfahrensdokumentation?
Derzeit sind die Folgen einer nicht vorhandenen Verfahrensdokumentation von Bundesland zu Bundesland und von Prüfung zu Prüfung sehr unterschiedlich. Generell lässt sich aber feststellen, dass in immer mehr Betriebsprüfungen formale Mängel festgestellt werden. Sind diese dann größerer Natur, drohen schnell eine Zuschätzung oder sogar strafrechtliche Konsequenzen. Diese Gefahr kann durch eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation reduziert oder sogar gänzlich vermieden werden.
Trägt die Verfahrensdokumentation zu einer Risikominimierung bei?
Im Rahmen der Verfahrensdokumentation muss das interne Kontrollsystem berücksichtigt werden. Die Beweiskraft und Aussagefähigkeit der Buchhaltung hängt vom unternehmerischen (internen) Kontrollsystem ab. Somit kommt der Verfahrensdokumentation aus Sicht der Finanzverwaltung die entscheidende Rolle der Risikominimierung zu.
Welche Chancen entstehen durch die Verfahrensdokumentation?

In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. Unsere Erfahrung zeigt aber auch, dass diese in vielen kleinen und mittleren Betrieben (KMU) häufig nur mündlich erteilt wurden oder es liegen nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen vor. Richtig umgesetzt stellt die Verfahrensdokumentation für diese Unternehmen eine große Chance dar. Durch Prozessbeschreibungen besteht die Chance, Abläufe zu vereinheitlichen und vereinfachen, Strukturen und Zuständigkeiten können durchdacht und schriftlich festgehalten werden.

Die Vorteile lassen sich grob zusammenfassen:

  • Transparenz innerbetrieblicher Prozesse
  • Durchleuchtung bestehender Prozesse auf Optimierungsbedarf
  • Effizienzgewinn durch Nutzung von Schnittstellen
  • Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • Einheitliche Standards in allen Abteilungen

GoBD

FAQ

Was ist die Grundlage für die GoBD?
Die Finanzverwaltung reagierte in Ihrem Schreiben aus dem Herbst 2014 auf die zunehmende Digitalisierung der Geschäftswelt und ihrer Prozesse. Digitale Belege können im Vergleich zu papierhaften Unterlagen nicht nur per Augenschein auf Echtheit und Unverfälschtheit geprüft werden. Somit stellt die Sicherstellung der Unveränderbarkeit und Vollständigkeit digitaler Belege aus Sicht der Finanzverwaltung eine essentielle Komponente einer ordnungsgemäßen Buchführung dar. Der Erlass beinhaltet im Grunde wenig Neues, sondern hebt die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung aus den 90er Jahren des letzten Jahrhunderts in unsere Zeit und fasst diverse Verwaltungsanweisungen und Rechtsprechung zusammen. Zugegeben, es hat sich ja auch einiges in der Zwischenzeit getan. Computer haben die Schreibmaschine und den Block ersetzt, Smartphones zwischenzeitlich den Computer. Immer mehr Geschäftsvorfälle laufen elektronisch ab, wie z.B. der Internethandel. Der im Mai 2019 erschienene Erlass schafft nunmehr weitere Voraussetzungen für eine digitale Finanzbuchführung.
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD gelten grds. für jeden unternehmerisch tätigen Steuerpflichtigen, gleichwohl ob dieser gewerblich oder freiberuflich tätig ist.
Betreffen die GoBD das gesamte Unternehmen?

Die GoBD umfassen alle steuerlich relevanten Unterlagen. Eine abschließende Aufzählung von steuerlich relevanten Unterlagen existiert jedoch nicht. Es handelt sich um Dokumente, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Somit kann auch eine E-Mail eines Geschäftspartners steuerlich relevant sein.

Die GoBD lassen sich auf die folgenden vier Kernaussagen komprimieren:

  • Vollständige und lückenlose Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
  • Zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen
  • Progressive und retrograde Prüfung durch einen sachverständigen Dritten
  • Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar

Wie werden digitale Dokumente richtig aufbewahrt?
Die GoBD dienen im digitalen Zeitalter als wichtige Ergänzung zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB). Sie regeln konkret, dass alle im Unternehmen entstandenen oder eingegangenen Dokumente – unabhängig ob digital oder analog – aufbewahrungspflichtig sind, und zwar in der Form, in der sie empfangen wurden. Somit dürfen digitale Dokumente nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Weiterhin dürfen digital empfangene Dokumente zwar ausgedruckt, jedoch nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Während der gesamten Aufbewahrung muss die Unveränderbarkeit gewährleistet sein.