Rechnungsprüfung

Formelle Belegprüfung: Kontrolle der gesetzlichen Pflichtangaben

Im Rahmen der formellen Belegprüfung kontrolliert der zuständige Mitarbeiter bzw. der Unternehmer, ob die Eingangsrechnungen die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten – insbesondere die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Insofern muss eine Rechnung alle erforderlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• finanzamtsbezogene Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
• nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Leistung
• im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
• im Falle einer Steuerbefreiung Hinweis auf die Steuerbefreiung (z.B. ”Innergemeinschaftliche Lieferung”)
• ggf. Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-Verfahren), beispielsweise bei Bauleistungen sowie bei Werklieferungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers (Einzelheiten siehe § 13 b UStG).
• ggf. Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht in Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG

Etwaige Erleichterungen im Rahmen der §§ 31 ff. UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) sind zu berücksichtigen, bspw. für Kleinbetragsrechnung (vgl. § 33 UStDV), deren Gesamtbetrag nicht mehr als 250 Euro umfasst. Bei Kleinbetragsrechnungen bedarf es (in Abgrenzung zu der Auflistung oben) nicht der Angabe des Leistungsempfängers.

Sofern umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen und dennoch der Vorsteuerabzug durchgeführt wird, können bei Betriebsprüfung entsprechende Nachzahlungen festgestellt werden. In Extremfällen kann eine Steuerverkürzung oder Steuerhinterziehung auf Zeit angenommen werden. Eine unzureichende formelle Rechnungsprüfung führt somit zu hohen finanziellen Risiken für Unternehmen.

Sachliche Belegprüfung: Kontrolle der korrekten Abrechnung des Auftragsverhältnisses

Im Rahmen der sachlichen Belegprüfung kontrolliert die zuständige Person, ob die bestellten Leistungen oder Waren korrekt abgerechnet wurden. Hierzu wird die Rechnung insbesondere mit der zugehörigen Bestellung oder dem Lieferschein abgeglichen. Sinnvoll ist es, wenn die sachliche Rechnungsprüfung durch die Person durchgeführt wird, die die Bestellung ausgelöst und/oder die Leistung entgegengenommen hat.