GoBD und Verfahrensdokumentation: Wichtige Anforderungen für Unternehmen
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist eine wichtige Regelung, die Unternehmen in Deutschland beachten müssen, um die steuerrechtlichen Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Verfahrensdokumentation, die dafür sorgt, dass die Einhaltung der GoBD nachweisbar und nachvollziehbar ist.
GoBD ist wie ein Kompass: Der leitet uns zuverlässig durch komplexe Prozesse und sorgt dafür, dass wir immer auf dem richtigen Kurs bleiben.
– Unbekannt
Bedeutung der Verfahrensdokumentation im Rahmen der GoBD
Die Verfahrensdokumentation ist das zentrale Werkzeug, um den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden. Sie beschreibt detailliert, wie ein Unternehmen seine steuerlich relevanten Prozesse, insbesondere im Umgang mit elektronischen Daten und Belegen, organisiert und durchführt. Damit bietet sie eine Grundlage, auf der die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit durch Finanzbehörden gewährleistet wird.
- Organisatorische Beschreibung:
Dies beinhaltet die Darstellung des Unternehmens und der internen Abläufe. Hier werden Verantwortlichkeiten, Arbeitsabläufe und das eingesetzte Personal beschrieben. - Technische Beschreibung:
Die eingesetzten IT-Systeme und Softwarelösungen, die für die Buchhaltung und die Verarbeitung steuerlich relevanter Daten verwendet werden, müssen dokumentiert werden. Dazu gehören Angaben zur Hard- und Software, Schnittstellen, Sicherheitsmaßnahmen und Backup-Verfahren. - Nutzeranleitung
Dieser Abschnitt enthält detaillierte Anweisungen, wie die Software und IT-Systeme von den Nutzern bedient werden. Auch hier ist der Fokus auf die Nachvollziehbarkeit und Transparenz zu legen. - Kontrollverfahren
Diese sichern die Einhaltung der GoBD. Dazu gehören die Vergabe von Zugriffsrechten, regelmäßige Datenprüfungen, sowie dokumentierte und nachvollziehbare Änderungen. Sicherheitsmaßnahmen schützen die Datenintegrität.
Anforderungen an Unternehmen: Was muss beachtet werden?
Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung, eine lückenlose Verfahrensdokumentation zu erstellen, die den Anforderungen der GoBD entspricht. Dies beinhaltet:
- Erstellung einer vollständigen Verfahrensdokumentation: Alle Prozesse und IT-Systeme, die steuerrelevante Daten betreffen, müssen detailliert dokumentiert werden. Dies umfasst auch die Einführung neuer Systeme oder die Änderung bestehender Prozesse.
- Regelmäßige Aktualisierung: Die Verfahrensdokumentation muss kontinuierlich gepflegt und aktualisiert werden, um Änderungen in den Abläufen oder eingesetzten Technologien zu berücksichtigen.
- Prüfbarkeit durch Finanzbehörden: Bei einer Betriebsprüfung müssen die Finanzbehörden in der Lage sein, die Verfahrensdokumentation einzusehen und zu prüfen. Eine lückenhafte oder fehlende Dokumentation kann zu Sanktionen und Steuerrisiken führen.
Fazit: Die GoBD stellen klare Anforderungen an Unternehmen, wie sie steuerlich relevante Daten erfassen, verarbeiten und aufbewahren müssen.
Die Verfahrensdokumentation ist hierbei ein unverzichtbares Instrument, um die Einhaltung dieser Regelungen nachzuweisen. Unternehmen, die die GoBD-Vorgaben nicht erfüllen, riskieren Sanktionen und Steuernachforderungen. Daher sollten alle betroffenen Unternehmen großen Wert darauf legen, eine sorgfältige und vollständige Verfahrensdokumentation zu erstellen und regelmäßig zu aktualisieren.
