Die häufigsten Fehler bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation und wie man sie vermeidet

Die Verfahrensdokumentation ist ein unverzichtbarer Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung, insbesondere für Unternehmen, die den GoBD unterliegen. Eine gut strukturierte und vollständige Verfahrensdokumentation stellt sicher, dass interne Abläufe nachvollziehbar sind und externe Prüfungen reibungslos verlaufen. Doch bei der Erstellung dieser Dokumentation treten immer wieder Fehler auf, die schwerwiegende Konsequenzen für das Unternehmen haben können. Im Folgenden werden die häufigsten Fehler bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation analysiert und praxisnahe Lösungen aufgezeigt, wie man diese Fehler vermeidet.

1. Fehlende oder unzureichende Struktur

Fehleranalyse: Viele Unternehmen beginnen mit der Verfahrensdokumentation, ohne vorher eine klare Struktur zu definieren. Das führt häufig zu einer unübersichtlichen und fragmentierten Dokumentation, in der wichtige Informationen fehlen oder schwer auffindbar sind. Eine fehlende Struktur erschwert die Nachvollziehbarkeit und den Zugriff auf relevante Daten, was bei einer Steuerprüfung zu erheblichen Problemen führen kann.

Lösungsvorschlag: Bevor Sie mit der eigentlichen Dokumentation beginnen, sollten Sie einen klaren Plan erstellen, welche Bereiche abgedeckt werden müssen. Definieren Sie eine logische Gliederung, die alle relevanten Prozesse und Systeme berücksichtigt. Eine typische Struktur könnte folgende Punkte umfassen:

• Organisatorische Beschreibung des Unternehmens
• Technische Beschreibung der IT-Systeme
• Anwender- oder Bedienungsanleitungen
• Kontrollverfahren und Sicherheitsvorkehrungen

Eine gut durchdachte Gliederung stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte abgedeckt sind und die Dokumentation nachvollziehbar bleibt.

2. Unvollständige Dokumentation

• Fehleranalyse: Ein häufiger Fehler besteht darin, dass wichtige Prozesse oder Systeme nicht vollständig dokumentiert werden. Oftmals konzentrieren sich Unternehmen auf die großen und offensichtlichen Bereiche und vernachlässigen kleinere Prozesse, die aber ebenso relevant für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sind. Diese Lücken können im Ernstfall schwerwiegende Konsequenzen haben.
• Lösungsvorschlag: Stellen Sie sicher, dass alle steuerlich relevanten Prozesse erfasst werden. Dazu zählen nicht nur große Bereiche wie die Buchführung, sondern auch kleinere Prozesse wie das Scannen von Belegen, die E-Mail-Kommunikation im Zusammenhang mit Geschäftsvorfällen oder die Datensicherung. Erstellen Sie eine Liste aller relevanten Geschäftsprozesse und prüfen Sie, ob diese vollständig in der Verfahrensdokumentation erfasst sind.

3. Fehlende Aktualisierung

Fehleranalyse: Eine Verfahrensdokumentation ist nicht statisch, sondern muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Oft vergessen Unternehmen jedoch, die Dokumentation an geänderte Prozesse oder neue IT-Systeme anzupassen. Dies führt dazu, dass die Dokumentation veraltet und bei einer Prüfung nicht mehr den tatsächlichen Gegebenheiten entspricht.

Lösungsvorschlag: Implementieren Sie ein regelmäßiges Review-Verfahren für die Verfahrensdokumentation. Jedes Mal, wenn neue Systeme eingeführt oder bestehende Prozesse geändert werden, sollte dies umgehend in der Dokumentation festgehalten werden. Es kann auch sinnvoll sein, mindestens einmal im Jahr eine umfassende Überprüfung der gesamten Verfahrensdokumentation durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell sind.

4. Zu technische oder unverständliche Sprache

Fehleranalyse: In vielen Fällen wird die Verfahrensdokumentation von IT- oder Buchhaltungsexperten erstellt, die sich in ihrem Fachjargon bewegen. Das Problem dabei: Die Dokumentation wird für Dritte, etwa externe Prüfer, unverständlich. Eine zu technische Sprache erschwert die Nachvollziehbarkeit und erhöht das Risiko, dass die Dokumentation als unzureichend angesehen wird.

Lösungsvorschlag: Achten Sie darauf, dass die Verfahrensdokumentation für alle verständlich ist – auch für Personen ohne tiefes Fachwissen. Vermeiden Sie Fachjargon und erklären Sie technische Begriffe, wenn sie notwendig sind. Die Dokumentation sollte klar, präzise und leicht nachvollziehbar sein. Eine gute Methode ist es, die Dokumentation nach Fertigstellung von jemandem außerhalb der IT- oder Buchhaltungsabteilung überprüfen zu lassen, um sicherzustellen, dass sie verständlich ist.

5. Fehlende Dokumentation von Ausnahmeregelungen

Fehleranalyse: In der Praxis gibt es oft Ausnahmeregelungen, etwa Sonderprozesse oder temporäre Abweichungen von Standardverfahren. Diese werden jedoch häufig nicht in der Verfahrensdokumentation festgehalten, was zu Problemen bei der Prüfung führen kann.

Lösungsvorschlag: Dokumentieren Sie alle Ausnahmen oder Sonderregelungen genau. Wenn es Abweichungen von standardisierten Prozessen gibt, sollten diese klar beschrieben und die Gründe dafür erläutert werden. So stellen Sie sicher, dass die Dokumentation auch in außergewöhnlichen Fällen vollständig ist.

Fazit

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfordert Sorgfalt und Weitsicht, um häufige Fehler zu vermeiden. Eine klare Struktur, vollständige Erfassung aller Prozesse, regelmäßige Aktualisierungen und eine verständliche Sprache sind zentrale Erfolgsfaktoren. Durch die Einbindung aller relevanten Abteilungen und die detaillierte Dokumentation von Kontrollverfahren und Ausnahmeregelungen kann sichergestellt werden, dass die Verfahrensdokumentation den Anforderungen der GoBD entspricht und im Ernstfall einer Prüfung standhält