GoBD-konforme Archivierung
Aufbewahrungsfristen, sachlicher Umfang und die Anforderungen an eine revisionssichere digitale Archivierung — kompakt und praxisnah erklärt.
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 AO und § 257 HGB. Mit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz wurden die Fristen für Buchungsbelege zum von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Abschluss aufgestellt oder der Handelsbrief empfangen bzw. abgesandt wurde.
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte & Konzernlageberichte
- Eröffnungsbilanzen
- Verfahrensdokumentationen
- Organisationsunterlagen
§ 147 I Nr. 1 AO · § 257 I Nr. 1 HGB
- Buchungsbelege
- Rechnungen (§ 14b UStG)
- Kontoauszüge
- Quittungen & Kassenzettel
- Lieferscheine (buchhaltungsrelevant)
Zuvor 10 Jahre — verkürzt durch 4. Bürokratieentlastungsgesetz
- Empfangene Handels- & Geschäftsbriefe
- Kopien abgesandter Geschäftsbriefe
- Sonstige steuerlich relevante Unterlagen
§ 147 I Nr. 2, 3, 5 AO
Wer muss was aufbewahren?
Der sachliche Umfang der Aufbewahrungspflicht in § 147 Absatz 1 AO besteht grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht (…).
— BMF-Schreiben, Rz. 113
Müssen Bücher für steuerliche Zwecke geführt werden, sind sie in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig (Rz. 114). Das gilt gleichermaßen für Buchführungspflichtige nach §§ 238 ff. HGB wie auch nach §§ 140, 141 AO.
Auch Steuerpflichtige, die nach § 4 Absatz 3 EStG als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen (Einnahmen-Überschuss-Rechnung), sind verpflichtet, Aufzeichnungen und Unterlagen nach § 147 Absatz 1 AO aufzubewahren (Rz. 115).
Aufbewahrungspflichten können sich auch aus anderen Rechtsnormen ergeben, z. B. § 14b UStG (Rz. 116).
Prüfen Sie nicht nur die AO, sondern auch branchenspezifische Aufbewahrungspflichten — etwa aus dem UStG, HGB oder berufsrechtlichen Vorgaben.
Geordnet, verfügbar und maschinell auswertbar
Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen.
— BMF-Schreiben, Rz. 117
Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.
Die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können nach § 147 Absatz 2 AO bis auf wenige Ausnahmen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.
— BMF-Schreiben, Rz. 118
Voraussetzungen gem. § 147 Abs. 2 AO:
- Nr. 1: Die Wiedergabe oder die Daten müssen mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
- Nr. 2: Die Daten müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.
Originär digitale Dokumente aufbewahren
Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.
— BMF-Schreiben, Rz. 119
Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben — z. B. per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format oder bildlich erfasste Papierbelege. Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt.
Eine per E-Mail empfangene PDF-Rechnung nur auszudrucken und abzuheften reicht nicht aus — das digitale Original muss elektronisch archiviert werden.
Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.
— BMF-Schreiben, Rz. 120
Eindeutige Indexierung
Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.
— BMF-Schreiben, Rz. 122
Stellt ein Steuerpflichtiger durch organisatorische Maßnahmen sicher, dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann und dies in angemessener Zeit nachprüfbar ist, so ist aus diesem Grund die Buchführung nicht zu beanstanden.
Formatänderung eingehender Dokumente
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
— BMF-Schreiben, Rz. 131
Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z. B. durch OCR (Erzeugung einer volltextrecherchierbaren PDF-Datei), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.
Nachbearbeitung von Dokumenten
Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes, farblichen Hervorhebungen usw. darf — unabhängig von seiner technischen Ausgestaltung — keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustands haben. Die elektronischen Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren.
— BMF-Schreiben, Rz. 123
Vom Papier zum digitalen Beleg
Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (z. B. gescannt oder fotografiert), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt.
— BMF-Schreiben, Rz. 130
Eine bildliche Erfassung kann mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen. Werden bildlich erfasste Dokumente per OCR-Verfahren um Volltextinformationen angereichert, so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren.
§ 146 Absatz 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).
Auch Smartphone-Scans gelten als ordnungsgemäße bildliche Erfassung — sofern die Wiedergabe mit dem Original übereinstimmt und der Prozess in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist.
Im DV-System erzeugte Daten & Dokumente
Im DV-System erzeugte Daten (z. B. Grund(buch)aufzeichnungen in Vor- und Nebensystemen, Buchungen, generierte Datensätze zur Erstellung von Ausgangsrechnungen) oder darin empfangene Daten (z. B. EDI-Verfahren) müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden.
— BMF-Schreiben, Rz. 132
Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte Ausgangsrechnungen, elektronisch abgeschlossene Verträge, Verfahrensdokumentation) sind im Ursprungsformat aufzubewahren. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt (Rz. 133).
Verschlüsselung & Signaturen
Bei Einsatz von Kryptografie-Techniken ist sicherzustellen, dass die verschlüsselten Unterlagen im DV-System in entschlüsselter Form zur Verfügung stehen. Werden Signaturprüfschlüssel verwendet, sind die eingesetzten Schlüssel aufzubewahren.
— BMF-Schreiben, Rz. 134
Die Aufbewahrungspflicht für Signaturprüfschlüssel endet erst, wenn keine der mit den Schlüsseln signierten Unterlagen mehr aufbewahrt werden müssen — d. h. sie kann die reguläre Aufbewahrungsfrist überdauern.
Führen Sie ein Schlüsselregister, in dem alle eingesetzten Signaturprüfschlüssel mit Zuordnung zu den signierten Dokumenten und deren Aufbewahrungsfrist dokumentiert sind.
Konvertierung in Inhouse-Formate
Bei Umwandlung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.
— BMF-Schreiben, Rz. 135
Ausnahme — nur konvertierte Version ausreichend, wenn:
- Keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen
- Keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen
- Ordnungsgemäße Konvertierung in der Verfahrensdokumentation dokumentiert
- Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff nicht eingeschränkt
- Bei der Konvertierung nicht gespeicherte Zwischenaggregationsstufen werden in der Verfahrensdokumentation so dargestellt, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist
Temporäre Dateien
Nicht aufbewahrungspflichtig sind die während der maschinellen Verarbeitung durch das Buchführungssystem erzeugten Dateien, sofern diese ausschließlich einer temporären Zwischenspeicherung von Verarbeitungsergebnissen dienen und deren Inhalte im Laufe des weiteren Verarbeitungsprozesses vollständig Eingang in die Buchführungsdaten finden.
Voraussetzung ist, dass bei der weiteren Verarbeitung keinerlei „Verdichtung" aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger Daten (vgl. Rzn. 3 bis 5) vorgenommen wird. Werden Einzelbuchungen zu Sammelbuchungen aggregiert, ohne dass die Einzeldaten erhalten bleiben, liegt ein Verstoß vor.
GoBD-Randnummern zur Archivierung im Überblick
Die folgende Übersicht zeigt alle für die Archivierung relevanten Randnummern des BMF-Schreibens (GoBD) — als schnelles Nachschlagewerk für die tägliche Praxis.
Sachlicher Umfang der Aufbewahrungspflicht — grundsätzlich nur im Umfang der Aufzeichnungspflicht.
Buchführungspflichtige: Bücher sind in vollem Umfang aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.
EÜR-Rechner (§ 4 III EStG) sind ebenso zur Aufbewahrung nach § 147 I AO verpflichtet.
Aufbewahrungspflichten auch aus anderen Rechtsnormen, z. B. § 14b UStG.
Geordnete Aufbewahrung — kein bestimmtes Ordnungssystem vorgeschrieben; Protokollierung bei elektronischen Unterlagen.
Digitale Aufbewahrung gem. § 147 II AO: bildliche/inhaltliche Übereinstimmung, jederzeitige Verfügbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit.
Originär digitale Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden — ein Ausdruck allein reicht nicht.
Elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Geschäftsbriefe dürfen nur in Papierform aufbewahrt werden.
Eindeutige Indexierung: nachvollziehbarer Index für jedes elektronische Dokument über die gesamte Aufbewahrungsfrist.
Nachbearbeitung (Buchungsvermerke, Barcodes etc.) darf den Originalzustand nicht beeinträchtigen; Protokollierungspflicht.
Scannen von Papierbelegen: bildliche Übereinstimmung; OCR-Volltext nach Verifikation aufzubewahren; mobile Erfassung im Ausland zulässig.
Eingehende Dokumente im Empfangsformat aufbewahren; Formatumwandlung nur ohne inhaltliche Änderung zulässig.
Im DV-System erzeugte Daten (Grundbuchaufzeichnungen, Buchungen, Ausgangsrechnungen, EDI) im Ursprungsformat aufbewahren.
Im DV-System erzeugte Dokumente (Ausgangsrechnungen, Verträge, VD) im Ursprungsformat; Konvertierung unter Bedingungen zulässig.
Verschlüsselte Unterlagen müssen entschlüsselt vorliegen; Signaturprüfschlüssel sind aufzubewahren.
Konvertierung in Inhouse-Formate: beide Versionen archivieren; Ausnahme bei dokumentierter verlustfreier Konvertierung.
Chancen & Risiken für Ihre Kanzlei
GoBD-konforme Archivierung ist mehr als Pflichterfüllung — sie schafft Effizienz, Rechtssicherheit und Vertrauen.
Fristen optimieren
Die verkürzte 8-Jahres-Frist für Buchungsbelege seit 2025 reduziert Speicherkosten und Verwaltungsaufwand — vorausgesetzt, die Fristen werden systematisch überwacht.
Schneller Zugriff
Durch eindeutige Indexierung und strukturierte Ablage finden Sie und Ihre Mandanten Dokumente in Sekunden — auch nach Jahren.
Prüfungssicherheit
Eine lückenlose, GoBD-konforme Archivierung schützt bei Betriebsprüfungen vor einer Verwerfung der Buchführung und vermeidet Zuschätzungen.
Transparenz schaffen
Protokollierte Archivierungs- und Konvertierungsprozesse stärken das interne Kontrollsystem und fördern das Vertrauen der Finanzverwaltung.
Vorzeitige Löschung
Das Löschen digitaler Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist ein Verstoß gegen die GoBD und kann im Prüfungsfall schwerwiegende Folgen haben.
Fehlende Indexierung
Ohne eindeutigen Index sind elektronische Dokumente nicht ordnungsgemäß verwaltet — das gefährdet die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.
Formatverlust bei Konvertierung
Wird bei der Umwandlung in ein Inhouse-Format das Original nicht mitarchiviert oder die Konvertierung nicht dokumentiert, droht ein Compliance-Mangel.
Archivierung GoBD-konform gestalten
Die GoBD stellt klare Anforderungen an die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen — von der geordneten Ablage über die unveränderbare digitale Archivierung bis hin zur ordnungsgemäßen Konvertierung und Protokollierung. Eine sorgfältige Verfahrensdokumentation ist dabei der Schlüssel zu Rechtssicherheit und Effizienz.
VD.pro dokumentiert automatisch
- Aufbewahrungsfristen und deren Überwachung
- Archivierungsprozesse und Konvertierungen
- Indexierungs- und Zugriffskonzepte
- Exportfertige Verfahrensdokumentation