E-Rechnung
E-Rechnungspflicht ab 2025: Zeitplan, Formate und wie VD.pro Ihre Verfahrensdokumentation für den elektronischen Rechnungsaustausch sicherstellt.
Was ist die E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine PDF-Datei oder ein eingescanntes Papierdokument erfüllt diese Anforderung nicht.
Die gesetzliche Grundlage bildet das Wachstumschancengesetz, das am 22. März 2024 den Bundesrat passierte. Es verpflichtet im B2B-Bereich alle inländischen Unternehmen, E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 empfangen und — stufenweise — auch versenden zu können.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zum Versand wird stufenweise bis 2028 eingeführt.
— § 14 UStG n. F., Wachstumschancengesetz
Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes — sie ist lediglich eine „sonstige Rechnung".
- Strukturiertes XML-Format
- Maschinenlesbar
- Automatisch verarbeitbar
- EN 16931 konform
- Bilddatei oder Ausdruck
- Nicht maschinenlesbar
- Manuelle Erfassung nötig
- Keine Strukturierung
Der Zeitplan zur E-Rechnungspflicht
Die Einführung erfolgt stufenweise, um Unternehmen ausreichend Vorbereitungszeit zu geben. Hier der verbindliche Fahrplan:
Empfangspflicht
Seit dem müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Der Versand klassischer Rechnungen (Papier, PDF) bleibt übergangsweise erlaubt.
Versandpflicht für größere Unternehmen
Ab dem müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € E-Rechnungen auch versenden. EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 zulässig, sofern der Empfänger zustimmt.
Vollständige Pflicht
Ab dem gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich — unabhängig vom Umsatz. Auch bisherige EDI-Verfahren müssen dann EN 16931-konform sein.
XRechnung, ZUGFeRD & Co.
Das Gesetz verlangt die Einhaltung der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate besonders verbreitet:
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
— § 14 Abs. 1 UStG n. F.
Daneben können auch andere strukturierte Formate wie EDI (z. B. EDIFACT) im Rahmen der Übergangsregelungen weiter genutzt werden, sofern eine korrekte und vollständige Extraktion der Pflichtangaben gewährleistet ist.
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt die EN 16931 und ist damit als E-Rechnung anerkannt — ideal für den Einstieg, da es sowohl maschinenlesbar als auch visuell darstellbar ist.
XRechnung
Reines XML-Format — der offizielle deutsche Standard für den öffentlichen Sektor und B2B.
ZUGFeRD 2.x
PDF/A-3 mit eingebettetem XML — visuell lesbar und gleichzeitig maschinenlesbar. Ideal für den Mittelstand.
EDI (EDIFACT)
Branchenspezifische Austauschformate — übergangsweise nutzbar bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers.
Vorteile der E-Rechnung
Die E-Rechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht — sie bietet erhebliches Potenzial für Kosteneinsparung, Effizienz und Transparenz.
Zeitersparnis
Automatische Erfassung und Zuordnung statt manueller Dateneingabe. Durchschnittlich 60–80 % weniger Bearbeitungszeit pro Rechnung.
Kostensenkung
Kein Druck, kein Porto, keine manuelle Erfassung. Die Kosten pro Rechnung sinken von ca. 11–15 € auf unter 1 €.
Compliance
Automatisierte Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG. Fehlerhafte Rechnungen werden sofort erkannt.
Schnellere Zahlung
Automatisierte Workflows beschleunigen Freigabe und Zahlung. Durch Skonto-Nutzung entstehen zusätzliche Einsparungen.
Transparenz
Lückenlose Nachverfolgung jeder Rechnung — vom Eingang über die Freigabe bis zur Archivierung. Ideal für Betriebsprüfungen.
Nachhaltigkeit
Papierlose Prozesse schonen Ressourcen. Bis zu 2 kg CO₂ Einsparung pro Rechnung gegenüber dem Papierversand.
Warum die E-Rechnung eine Verfahrensdokumentation braucht
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen für jeden elektronischen Geschäftsprozess eine Verfahrensdokumentation.
Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
— BMF-Schreiben, Rz. 151
Das bedeutet: Jeder Schritt im E-Rechnungsprozess — vom Empfang über die Validierung bis zur Archivierung — muss dokumentiert, nachvollziehbar und durch einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit prüfbar sein.
Ohne Verfahrensdokumentation droht bei einer Betriebsprüfung die Verwerfung der Buchführung — selbst wenn die E-Rechnungen technisch korrekt verarbeitet wurden.
Empfangsprozess
Dokumentation des technischen Empfangsweges (E-Mail, Peppol, Portal), der eingesetzten Software und der automatischen Eingangsvalidierung. Festlegung von Zuständigkeiten und Eskalationswegen bei fehlerhaften Rechnungen.
Validierung & Prüfung
Beschreibung der automatisierten Prüfschritte (Schema-Validierung, Pflichtfelder nach § 14 UStG), der manuellen Sachprüfung und der Vier-Augen-Freigabe.
Archivierung
Nachweis der revisionssicheren Speicherung im Originalformat (XML) sowie ggf. der visuellen Darstellung (PDF). Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist.
Internes Kontrollsystem
Definition der organisatorischen und technischen Kontrollen — z. B. Zugriffsbeschränkungen, Änderungsprotokollierung und regelmäßige Prüfungsroutinen.
Von der E-Rechnung zum Buchungssatz
Ein typischer E-Rechnungsprozess umfasst fünf Schritte — jeder davon muss in der Verfahrensdokumentation abgebildet sein.
Empfang
E-Rechnung geht per E-Mail, Peppol oder Upload-Portal ein.
Validierung
Schema-Prüfung, Pflichtfelder und Formatkonformität.
Freigabe
Sachliche und rechnerische Prüfung, Vier-Augen-Prinzip.
Verbuchung
Automatisierte Kontierung und Buchung im Hauptsystem.
Archivierung
Revisionssichere Speicherung im Originalformat (XML).
Chancen & Handlungsbedarf
Die E-Rechnungspflicht ist zugleich Herausforderung und Chance. So positionieren Sie Ihre Kanzlei oder Ihr Unternehmen optimal:
Beratungsfeld erweitern
Positionieren Sie sich als Experte für die E-Rechnungspflicht und beraten Mandanten aktiv bei der Umstellung — ein lohnenswertes Zusatzgeschäft.
Prozesse digitalisieren
Nutzen Sie den Anlass, um Eingangs- und Ausgangsrechnungs-Workflows durchgängig zu automatisieren — vom Empfang bis zur Archivierung.
Compliance sichern
Eine aktualisierte Verfahrensdokumentation schützt Mandanten und Kanzlei bei Betriebsprüfungen und zeigt professionelles Datenmanagement.