Vor-, Neben- & Hauptsysteme
Systemklassifizierung gemäß GoBD — verstehen, dokumentieren und prüfen.
Was sind Vor-, Neben- und Hauptsysteme?
Trotz fehlender Legaldefinition in der AO, dem HGB oder UStG verwendet das Bundesfinanzministerium im GoBD-Schreiben vom 28.11.2019 (gültig ab 01.01.2020) unter Gliederungspunkt 1.11 diese Begriffe funktional:
Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden.
— BMF-Schreiben, Rz. 20
Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen.
Auf die Bezeichnung des DV-Systems oder auf dessen Größe (z. B. Einsatz von Einzelgeräten oder von Netzwerken) kommt es dabei nicht an. Ebenfalls kommt es nicht darauf an, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden (Rz. 20).
Die GoBD enthalten keine abschließende Legaldefinition der Begriffe „Hauptsystem", „Vorsystem" und „Nebensystem". Die Abgrenzung erfolgt rein funktional — entscheidend ist die Rolle des Systems im steuerlich relevanten Datenverarbeitungsprozess, nicht seine technische Bezeichnung oder Beschaffenheit.
Grundlage der Buchführung
Hauptsysteme sind DV-Anwendungen, in denen die eigentliche Buchführung erfolgt. Sie bilden die Grundlage für die Erstellung der Steuererklärungen und den Jahresabschluss.
Im Hauptsystem wird das buchhalterische Grundbuch (auch Journal genannt) geführt. Dort werden alle buchungsrelevanten Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge mit folgenden Angaben erfasst:
- Buchungsdatum
- Journalnummer
- Sollkonto & Habenkonto
- Buchungstext
- Belegdatum & Belegnummer
Diese Buchungen werden im System automatisiert in das Hauptbuch überführt und den entsprechenden Sachkonten — also Bestands- und Erfolgskonten — zugeordnet. Das Hauptbuch gliedert sich dabei in die einzelnen Sachkonten des Kontenrahmens und bildet die Grundlage für Summen- und Saldenlisten.
Das im Hauptsystem geführte Grund- und Hauptbuch ist nicht nur zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten gemäß §§ 238 ff. HGB sowie §§ 140, 141 AO erforderlich, sondern dient auch als zentrales Controlling-Instrument. Es bildet die Grundlage für die Erstellung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung.
Das Hauptsystem ist typischerweise die Finanzbuchhaltungssoftware (z. B. DATEV, Lexware, SAP). Entscheidend ist, dass hier das Grundbuch und Hauptbuch als vollständige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle geführt wird.
Vorgelagerte Datenerfassung
Vorsysteme sind IT-Anwendungen, die vorgelagert steuerlich relevante Daten erzeugen, erfassen oder anderweitig verarbeiten. Sie liefern buchungsrelevante Daten an das Hauptsystem, ohne selbst die eigentliche Buchführung zu übernehmen.
Die in Vorsystemen erzeugten Daten müssen vollständig, richtig und zeitgerecht in das Hauptsystem übernommen werden. Dabei sind insbesondere die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit zu beachten.
Eine lückenlose Schnittstelle oder ein dokumentierter Übertragungsprozess ist zwingend erforderlich. Dabei muss sichergestellt sein, dass bei der Datenübernahme keine Informationen verloren gehen oder verfälscht werden. Die Übertragungswege sind in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben — einschließlich der eingesetzten Formate, Protokolle und Kontrollmechanismen.
Der Datenfluss vom Vorsystem zum Hauptsystem muss lückenlos nachvollziehbar sein. Manuelle Übertragungen (z. B. händische Neueingabe) sind besonders sorgfältig zu dokumentieren, da hier ein erhöhtes Fehler- und Manipulationsrisiko besteht.
Typische Vorsysteme
- Kassensysteme (POS) — orderbird, Lightspeed
- Warenwirtschaft — JTL-Wawi, SelectLine
- Zeiterfassung — Clockodo, Timemaster
- Fakturierung — sevDesk, easybill
- Reisekosten — Circula, SAP Concur
Ergänzende Buchführungsfunktionen
Nebensysteme sind ergänzende Anwendungen, die innerhalb der Buchführung unterstützende oder vertiefende Funktionen übernehmen, ohne das Hauptsystem zu ersetzen. Sie können eigenständig oder in enger Kopplung mit dem Hauptsystem betrieben werden und verarbeiten detailliertere Informationen zu bestimmten Teilbereichen der Buchhaltung.
Nebensysteme stehen in engem Zusammenhang mit den buchhalterischen Nebenbüchern, also Aufzeichnungen, die ergänzend zum Hauptbuch geführt werden. Typische Nebenbücher sind:
- das Anlagenbuch (Anlagespiegel)
- das Lohn- und Gehaltsbuch
- das Debitoren- und Kreditorenbuch (Kontokorrent)
- die Kostenrechnung (innerbetriebliche Leistungsverrechnung)
Die in Nebensystemen geführten Daten entsprechen dabei häufig den Inhalten dieser Nebenbücher — sie dienen der tiefergehenden Erfassung, Kontrolle und Analyse spezifischer Buchungsbereiche.
Nebensysteme müssen mit dem Hauptsystem abgestimmt sein und in die Gesamtarchitektur der Buchführung integriert werden. Auch hier gilt: steuerlich relevante Daten sind vollständig zu erfassen, GoBD-konform aufzubewahren und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Im Gegensatz zu Vorsystemen, die Daten einseitig an das Hauptsystem liefern, findet bei Nebensystemen typischerweise ein bidirektionaler Datenaustausch mit dem Hauptsystem statt. Nebensysteme übernehmen eigenständige Buchführungsfunktionen in Teilbereichen, während Vorsysteme lediglich Rohdaten zuliefern.
Typische Nebensysteme
- Anlagenbuchhaltung — DATEV, Lexware
- Lohn & Gehalt — Sage HR, Lexware Lohn+Gehalt
- Kostenrechnung — Diamant/4, LucaNet
- Reisekosten mit Buchungsübergabe — HRworks, TravelPerk
- Debitoren-/Kreditoren-Mgmt. — CollectAI, FIS/edc
Chancen & Risiken für Ihre Kanzlei
Die systematische Dokumentation aller steuerlich relevanten DV-Systeme ist der Schlüssel zu Effizienz, Rechtssicherheit und Transparenz.
Unternehmensinterne Prozesse optimieren
Die systematische Analyse und Dokumentation aller steuerlich relevanten Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme) ist unerlässlich zur Optimierung der innerbetrieblichen Abläufe. Durch erhöhte Digitalisierung können Ressourcen geschont und zugleich Medienbrüche reduziert werden.
Datenfluss zum Steuerberater verbessern
Moderne Steuerkanzleien sind bestrebt, möglichst viele originär digitale Daten ohne Medienbruch und mit geringsten manuellen Eingriffen für die Lohn- und Finanzbuchhaltung zu übernehmen. Ein tiefer Einblick in die Vorsysteme des Unternehmens ist hierfür Voraussetzung und bietet zugleich ein hohes Optimierungspotential.
Rechtssicherheit schaffen
Eine vollständige Verfahrensdokumentation bezüglich der Vor-, Neben- und Hauptsysteme schützt im Rahmen von Betriebsprüfungen vor einer Verwerfung von Buchhaltungen aufgrund fehlender Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.
Transparenz fördern
Die Abbildung der Systemlandschaft und der Datenflüsse stärkt das interne Kontrollsystem und schafft Vertrauen bei Mandanten, Prüfern und weiteren Stakeholdern.
Unvollständige Dokumentation
Werden die Datenflüsse in den Vorsystemen nicht überprüft und begleitend dokumentiert, kann dies nicht nur zu erheblichen Steuerrisiken, sondern auch zu Compliance-Lücken gegenüber Dritten (Lieferanten, Mitarbeitern etc.) führen.
Technische Intransparenz
Ohne klare Systemabgrenzung sind Fehlerquellen eröffnet und Mängel bei der Datenübernahme kaum nachvollziehbar. Insbesondere bei der Frage, welches System Vor- und welches Nebensystem ist, fehlt oft die nötige Klarheit.
Verstoß gegen die GoBD
Fehlende Nachvollziehbarkeit oder Manipulationssicherheit kann als schwerwiegender Compliance-Mangel eingestuft werden. Im schlimmsten Fall droht die Verwerfung der Buchführung durch die Finanzverwaltung.
Systemlandschaft GoBD-konform dokumentieren
Vor-, Neben- und Hauptsysteme sind zentrale Elemente einer GoBD-konformen Buchführung. Ihre korrekte Einordnung und Dokumentation schützt Unternehmen vor Risiken, schafft Transparenz und ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Betriebsprüfern. Die funktionale Abgrenzung — nicht die technische Bezeichnung — entscheidet darüber, welche GoBD-Anforderungen an das jeweilige System gestellt werden.
VD.pro dokumentiert automatisch
- Erfassung aller Vor-, Neben- und Hauptsysteme
- Schnittstellendokumentation zwischen Systemen
- Automatische GoBD-Prüfung der Systemlandschaft
- Exportfertige Verfahrensdokumentation