Kassendokumentation nach KassenSichV
TSE, Belegausgabepflicht, Kassennachschau & DSFinV-K — die rechtlichen Pflichten rund um elektronische Kassensysteme fachlich fundiert erklärt.
Warum ist eine Kassendokumentation Pflicht?
Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 und die darauf aufbauende Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) verpflichten alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen, ihre Kassenführung lückenlos zu dokumentieren.
Unter DV-System wird die im Unternehmen eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten erfasst, erzeugt, empfangen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden — einschließlich Kassensysteme und Registrierkassen.
— BMF-Schreiben (GoBD), Rz. 20
Die KassenSichV (erlassen aufgrund § 146a Abs. 3 AO) präzisiert die steuerrechtlichen Mitwirkungspflichten bei aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen. Seit dem unterliegen elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen der Kassennachschau (§ 146b AO).
Der jährliche Schaden in Deutschland durch fehlende Buchungen, manipulierte Kassen und inkorrekt abrechnende Software wird von den Finanzämtern auf bis zu 10 Milliarden Euro geschätzt — ein zentraler Grund für die verschärften Anforderungen.
Die offene Ladenkasse ist von der TSE-Pflicht ausgenommen (§ 1 KassenSichV), unterliegt aber dennoch den allgemeinen Aufzeichnungspflichten der GoBD und der Kassennachschau nach § 146b AO.
Technische Sicherheitseinrichtung
Die TSE ist ein vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziertes Sicherheitsmodul, das in elektronischen Registrierkassen die lückenlose und unveränderbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge sicherstellt.
Jeder Kassenvorgang wird auf der TSE gespeichert und elektronisch signiert. Dabei wird ein Verkettungsprinzip angewendet: Jede Transaktion erhält eine elektronische Signatur, einen Signaturzähler sowie einen Zeitstempel. So ist es unmöglich, im Nachhinein Änderungen an der Kette der Transaktionen vorzunehmen, ohne dass dies nachweisbar wäre.
Von der TSE werden insbesondere erfasst:
- Start- und Endzeitpunkte der Bestellung
- Fortlaufende Nummern der Bestellungen (TransaktionsNr)
- Signatur und Signaturzähler
- Seriennummer der TSE
- ClientID des Aufzeichnungssystems
- Public Key für die Prüfung
Es wird zwischen Hardware-TSE (USB-Stick, SD-Karte, im Drucker integriert) und Cloud-TSE unterschieden. Alle TSE-Lösungen basieren aufgrund von BSI-Vorgaben auf Hardware-Sicherheitsankern — reine Software-Lösungen sind nicht zulässig.
Hardware-TSEs sind typischerweise für 5 oder 7 Jahre zertifiziert. Nach Ablauf des Signaturzertifikats oder beim Auslaufen einer Teilzertifizierung muss die TSE ersetzt werden. Die Zertifizierung umfasst mindestens 5 Teilzertifizierungen (Hardware-Plattform, CSP, SMAERS, PKI und TR-03153).
Bonpflicht seit 2020
Seit dem besteht die Belegausgabepflicht gemäß § 146a Abs. 2 AO. Kassenbetreiber sind verpflichtet, dem an dem jeweiligen Geschäftsvorfall Beteiligten unmittelbar danach einen Beleg anzubieten.
Damit soll der Druck erhöht werden, jeden einzelnen Verkauf in die Kasse einzugeben. Zusammen mit der TSE wird sichergestellt, dass Manipulationen — von der Zweitkasse über Trainingsprofile bis hin zu sogenannten „Zappern" — nachweisbar und unterbindbar werden.
Der Beleg muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Dienstleistungen
- Transaktionsnummer
- Seriennummer der TSE oder des Aufzeichnungssystems
- Signaturzähler und Prüfwert der TSE
- Start- und Endzeitpunkt des Vorgangs
Entgegen verbreiteter Meinung müssen Belege nicht zwingend in Papierform ausgestellt werden — auch digitale Belege (z. B. per E-Mail oder App) sind zulässig. Da lediglich eine Belegausgabe- und keine Belegmitnahme-Pflicht besteht, muss der Käufer den Beleg nicht mitnehmen.
a8f3…e2d1TransaktionsNr: 00004217Start: 09:14:32Ende: 09:14:35Seriennr: SW-B1-23456SigZähler: 8421
Unangekündigte Prüfung nach § 146b AO
Die Kassennachschau ist ein eigenständiges Prüfverfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte. Sie erfolgt ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten.
Dazu dürfen Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume betreten werden. Mit Einführung der TSE und der Belegausgabepflicht hat sich der Prüfungsablauf grundlegend verändert:
Der Prüfer tätigt als anonymer Kunde einen Kauf und prüft, ob ein Beleg ausgegeben wird.
TSE-Daten auf dem Bon (Signatur, TransaktionsNr, Seriennummer) werden mit den TSE-gesicherten Daten abgeglichen — idealerweise über den Prüf-QR-Code.
Bei stimmigen Daten ist die Prüfung beendet. Bei Unstimmigkeiten kann der Prüfer jederzeit zu einer Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO).
Für die Kassennachschau ist der Zugang zur Kasse, zu aktuellen und historischen Kassenaufzeichnungen (bis 10 Jahre zurück), Betriebsanleitungen und ein Live-Kassensturz erforderlich. Der Zugang zu Privaträumen darf verweigert werden.
DSFinV-K & Kassenmeldepflicht
Die DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) ist eine einheitliche Einbindungs- und Export-Schnittstelle, über die Kassendaten für Zwecke einer Außenprüfung oder einer Kassen-Nachschau standardisiert bereitgestellt werden müssen.
Die Ausgestaltung der DSFinV-K ist im Downloadbereich des Bundeszentralamts für Steuern exakt vorgeschrieben. Alle Kassendaten werden damit in einem einheitlichen Format exportierbar, unabhängig vom Kassentyp oder Hersteller.
Kassenmeldepflicht ab 2025
Seit dem besteht die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme elektronisch beim Finanzamt gemeldet werden.
Die Meldung umfasst u. a.:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art und Zertifizierungs-ID der TSE (z. B. BSI-K-TR-nnnn-yyyy)
- Seriennummer der TSE
- Art und Seriennummer des Aufzeichnungssystems
- Anzahl der Systeme je Betriebsstätte / Einsatzort
- Datum der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme
Die Verfahrensdokumentation sollte alle TSE-Seriennummern, Zertifizierungs-IDs und Meldedaten zentral erfassen — so ist die Kassenmeldepflicht jederzeit nachweisbar und eine Kassennachschau schnell bestanden.
Was passiert bei Verstößen?
Seit 2020 gelten verschärfte Bußgeldtatbestände für Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften für Kassen.
Fehlende TSE
Wird das Aufzeichnungssystem nicht durch eine zertifizierte TSE geschützt, kann dies gemäß § 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5, Abs. 4 AO als Steuergefährdung geahndet werden.
bis 25.000 € BußgeldKeine Belegausgabe
Wird bei verdeckten Testkäufen kein Bon ausgegeben, kann das Finanzamt eine ausführliche Betriebsprüfung mit Betriebsunterbrechung durchführen.
BetriebsprüfungSteuerverkürzung
Treten durch Kassenmanipulation tatsächlich Steuerverkürzungen ein, greifen § 370 AO (Steuerhinterziehung) und § 378 AO (leichtfertige Steuerverkürzung) — mit strafrechtlichen Konsequenzen.
StrafrechtFehlende Dokumentation
Ohne ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation für die Kasse kann der Prüfer die Kassendaten verwerfen und Hinzuschätzungen vornehmen.
HinzuschätzungWas gehört in die Verfahrensdokumentation für die Kasse?
Eine vollständige Kassendokumentation umfasst weit mehr als nur die technische Beschreibung des Kassensystems.
TSE-Dokumentation
Zertifizierungs-ID, Seriennummer, Typ (HW/Cloud), Gültigkeitsdauer und Umgebungsschutzkonzept der technischen Sicherheitseinrichtung.
Kassenanweisungen
Betriebsinterne Anweisungen für den täglichen Umgang mit dem Kassensystem: Tagesabschluss, Storno-Regelungen, Training vs. Echtbetrieb.
Berechtigungskonzept
Benutzerrollen, Zugriffsrechte, Trainingsprofile und Administrator-Berechtigungen am Kassensystem vollständig dokumentiert.
Kasseninventar
Alle Kassengeräte, Software-Versionen, Hardware-Komponenten (Drucker, Scanner, Displays) und deren Seriennummern.
DSFinV-K & Export
Dokumentation der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung — Exportfähigkeit, Datenformat und Prüfprotokolle.
Kassenmeldung
Nachweis der fristgerechten elektronischen Meldung aller Aufzeichnungssysteme an das zuständige Finanzamt seit 01.01.2025.
Prüfprotokolle
Regelmäßige interne Kontrollen, Kassensturze und deren Ergebnisse revisionssicher archivieren.
Geschäftsvorfälle
Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.
Kassensysteme GoBD-konform dokumentieren
Die Kassensicherungsverordnung, die TSE-Pflicht, die Belegausgabepflicht und die seit 2025 geltende Kassenmeldepflicht stellen hohe Anforderungen an Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen. Eine vollständige Verfahrensdokumentation ist der Schlüssel, um bei der Kassennachschau bestehen zu können — und Bußgelder von bis zu 25.000 Euro zu vermeiden.
VD.pro dokumentiert automatisch
- TSE-Daten, Zertifikate & Seriennummern
- Kassenstammdatenblätter & Anweisungen
- Mitarbeiter-Berechtigungen & Rollen
- DSFinV-K-Exportdokumentation
- Kassenmeldepflicht-Nachweis
- Prüfprotokolle & Kassennachschau-Vorbereitung