Betriebsprüfung vorbereiten: Datenzugriff und Unterlagen
Was die Finanzverwaltung verlangen darf, was die Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 bedeuten und wie Sie eine Prüfung vorbereiten, bevor die Anordnung kommt.
Wie eine Außenprüfung beginnt
Die Außenprüfung nach §§ 193 ff. AO wird angekündigt — die Nachschauen dagegen nicht.
Eine Betriebsprüfung wird durch eine schriftliche Prüfungsanordnung eingeleitet, die Umfang, Zeitraum und Prüfer benennt. Zwischen Anordnung und Prüfungsbeginn liegt in der Regel genug Zeit, um Unterlagen zusammenzustellen — aber nicht genug, um eine fehlende Verfahrensdokumentation nachträglich sauber zu erstellen.
Davon zu unterscheiden sind die Nachschauen: Die Kassennachschau nach § 146b AO, die Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b UStG und die Lohnsteuer-Nachschau nach § 42g EStG finden ohne vorherige Ankündigung während der Geschäftszeiten statt. Wer bei einer Kassennachschau die Verfahrensdokumentation nicht vorlegen kann, hat keine Gelegenheit mehr nachzubessern.
Z1, Z2 und Z3 — die drei Zugriffsarten
§ 147 Absatz 6 AO räumt der Finanzverwaltung drei Wege zu den Daten ein. Welchen sie wählt, entscheidet sie selbst.
| Zugriffsart | Was geschieht | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Z1 — unmittelbar | Der Prüfer arbeitet selbst im System des Unternehmens, ausschließlich lesend. | Es wird ein Zugang mit reinem Leserecht auf die steuerrelevanten Daten benötigt. Berechtigungskonzepte sollten das vorsehen. |
| Z2 — mittelbar | Das Unternehmen wertet nach Vorgabe des Prüfers aus und legt die Ergebnisse vor. | Setzt voraus, dass jemand das System so gut beherrscht, dass er die verlangten Auswertungen erzeugen kann. |
| Z3 — Datenträgerüberlassung | Die Daten werden maschinell auswertbar übergeben, samt Strukturinformationen. | Das Format muss auswertbar sein. Für Kassensysteme ist der DSFinV-K-Export der Standardfall. |
In der Praxis kommen die Formen kombiniert vor. Wichtig ist, dass alle drei technisch möglich sind: Ein System, das keine auswertbaren Daten exportieren kann, wird im Prüfungsfall zum Problem — und zwar unabhängig davon, ob die Buchführung inhaltlich richtig ist.
Was bereitliegen sollte
Diese Zusammenstellung deckt den Regelfall ab und ist zugleich eine gute Selbstprüfung.
Verfahrensdokumentation
In der Fassung, die im Prüfungszeitraum galt — nicht nur die aktuelle. Ohne Versionshistorie lässt sich das nicht belegen.
Buchführung und Belege
Journale, Konten, Belege und Jahresabschlüsse des Prüfungszeitraums — digitale Originale im Ursprungsformat.
Kassendaten
Bei elektronischen Kassen der DSFinV-K-Export, die TSE-Protokolle, Bedienungsanleitungen, Programmierprotokolle und die Mitteilung an das Finanzamt.
Systemdaten der Vorsysteme
Auch Warenwirtschaft, Zeiterfassung und Onlineshop können angefordert werden — samt Beschreibung der Schnittstellen zur Buchführung.
Fünf Schritte vor der Prüfung
Je früher diese Punkte erledigt sind, desto ruhiger verläuft die Prüfung.
Verfahrensdokumentation auf den Prüfungszeitraum abgleichen
Prüfen Sie, ob für jedes geprüfte Jahr eine passende Fassung vorliegt. Fehlt die Historie, ist das der wichtigste Punkt — und der einzige, der sich nicht kurzfristig heilen lässt.
Datenzugriff technisch durchspielen
Testen Sie, ob ein reiner Lesezugang eingerichtet werden kann und ob sich die Daten maschinell auswertbar exportieren lassen. Ein Probeexport deckt Überraschungen vorher auf.
Vollständigkeit der Vorsysteme prüfen
Gehen Sie die Liste der steuerrelevanten Systeme durch und stellen Sie sicher, dass für jedes die Daten und die Beschreibung der Übergabe an die Buchführung vorliegen.
Ansprechpartner und Ablauf festlegen
Bestimmen Sie, wer den Prüfer betreut, wer Auskunft gibt und über wen Unterlagen angefordert werden. Das verhindert widersprüchliche Aussagen aus dem Betrieb.
Kassenunterlagen separat bereitlegen
Bei bargeldintensiven Betrieben lohnt eine eigene Mappe: Export, TSE-Nachweise, Anleitungen, Programmierprotokolle und Mitteilung. Das ist der Bereich mit den meisten Beanstandungen.
Die Verfahrensdokumentation ist das erste, wonach viele Prüfer fragen — und der einzige Punkt, den man nicht kurzfristig herstellen kann. Wer sie gemeinsam mit dem Mandanten laufend pflegt, verschafft sich in der Prüfung von Anfang an eine andere Ausgangslage.
Fragen zur Betriebsprüfung
Was bedeuten Z1, Z2 und Z3 beim Datenzugriff?
Z1 ist der unmittelbare Zugriff: Der Prüfer arbeitet selbst lesend im System. Z2 ist der mittelbare Zugriff: Das Unternehmen erstellt Auswertungen nach Vorgabe des Prüfers. Z3 ist die Datenträgerüberlassung: Die Daten werden maschinell auswertbar samt Strukturinformationen übergeben. Die Wahl trifft die Finanzverwaltung.
Wird eine Betriebsprüfung angekündigt?
Eine Außenprüfung nach §§ 193 ff. AO wird durch eine schriftliche Prüfungsanordnung angekündigt, die Umfang, Zeitraum und Prüfer benennt. Kassennachschau, Umsatzsteuer-Nachschau und Lohnsteuer-Nachschau finden dagegen unangekündigt während der Geschäftszeiten statt.
Muss die Verfahrensdokumentation bei der Prüfung vorgelegt werden?
Ja, sie gehört zu den vorzulegenden Unterlagen und wird regelmäßig zu Beginn angefordert. Vorzulegen ist die Fassung, die im geprüften Zeitraum galt — deshalb sind auch überholte Fassungen aufzubewahren.
Was passiert bei einer Kassennachschau?
Der Prüfer kann unangekündigt während der Geschäftszeiten erscheinen, die Kassenführung beobachten, einen Kassensturz verlangen und Zugriff auf die Kassendaten fordern. Vorzulegen sind unter anderem der DSFinV-K-Export, die TSE-Nachweise, Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle. Die Nachschau kann ohne Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen.
Welche Folgen hat eine unzureichende Dokumentation in der Prüfung?
Zunächst ist es ein formeller Mangel. Lässt sich die Nachvollziehbarkeit der Buchführung nicht anders herstellen und kommen sachliche Mängel hinzu, kann die Beweiskraft der Buchführung nach § 158 AO verworfen und können die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO geschätzt werden.
Prüfungsbereit sein, bevor die Anordnung kommt
Der Datenzugriff lässt sich vorbereiten, die Unterlagen lassen sich zusammenstellen — aber eine belastbare Verfahrensdokumentation entsteht nicht in zwei Wochen. Wer sie laufend führt, hat im Prüfungsfall nichts nachzuholen.
VD.pro hält die Dokumentation prüfbereit
- Versionierte Fassungen je Prüfungszeitraum
- Alle Vor- und Nebensysteme erfasst
- Kontrollen und Freigaben nachweisbar
- Export als geschlossenes Dokument