GoBD-Checkliste für Kanzleien und Mandanten
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im DV-System — als prüfbare Liste, ergänzt um die Fehler, die in der Praxis am häufigsten auffallen.
Die sechs Grundsätze der GoBD
Jede Anforderung der GoBD lässt sich auf einen dieser Grundsätze zurückführen. Wer sie erfüllt, erfüllt die GoBD.
Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit
Jeder Geschäftsvorfall muss sich von der Entstehung bis zur Verbuchung und zurück verfolgen lassen — die sogenannte progressive und retrograde Prüfbarkeit.
Vollständigkeit
Alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle sind lückenlos zu erfassen. Eine Verdichtung von Einzelbuchungen zu Sammelbuchungen ohne Erhalt der Einzeldaten ist unzulässig.
Richtigkeit
Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und den gesetzlichen Vorschriften abzubilden.
Zeitgerechte Erfassung
Zwischen Vorgang und Erfassung darf kein unangemessener Zeitraum liegen. Bare Zahlungsvorgänge sind grundsätzlich täglich festzuhalten.
Ordnung
Die Ablage muss systematisch und für Dritte verständlich sein. Belege müssen sich in angemessener Zeit auffinden lassen.
Unveränderbarkeit
Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Änderungen müssen protokolliert werden.
Acht Punkte zum Durchgehen
Diese Liste eignet sich als Gesprächsleitfaden im Mandantentermin und als Selbstprüfung vor einer Betriebsprüfung.
Belegwesen vollständig beschrieben
Ist festgehalten, wie Belege entstehen, eingehen, erfasst und mit den Buchungen verknüpft werden? Gibt es eine eindeutige Belegnummerierung und eine nachvollziehbare Zuordnung zwischen Beleg und Buchung?
Alle steuerrelevanten Systeme erfasst
Sind neben dem Hauptsystem auch Vor- und Nebensysteme dokumentiert — Kasse, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Lohn, Anlagenbuchhaltung, Onlineshop? Sind die Schnittstellen und Datenübergaben beschrieben?
Zeitgerechte Erfassung sichergestellt
Gibt es verbindliche Fristen für die Erfassung, und werden sie eingehalten? Werden bare Zahlungsvorgänge täglich festgehalten?
Unveränderbarkeit technisch abgesichert
Verhindert das System nachträgliche Änderungen ohne Protokoll? Sind Storno- und Korrekturvorgänge erkennbar? Reicht eine Tabellenkalkulation ohne Änderungsprotokoll aus? Nein.
Internes Kontrollsystem beschrieben und wirksam
Welche Kontrollen gibt es — Vier-Augen-Prinzip, Freigaben, Abstimmungen, Plausibilitätsprüfungen? Und lässt sich nachweisen, dass sie tatsächlich durchgeführt werden?
Zugriffsschutz und Datensicherung geregelt
Wer darf was? Sind Rollen und Berechtigungen dokumentiert, gibt es ein Sicherungskonzept, und ist die Wiederherstellung schon einmal erprobt worden?
Aufbewahrung und Fristen im Griff
Werden digitale Originale im Ursprungsformat aufbewahrt? Sind die Fristen — zehn, acht und sechs Jahre je nach Unterlagenart — systematisch überwacht?
Datenzugriff vorbereitet
Können die Daten für eine Außenprüfung in den Formen Z1, Z2 und Z3 bereitgestellt werden? Liegt für Kassensysteme ein DSFinV-K-Export bereit?
Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht
Nicht die exotischen Sonderfälle führen zu Beanstandungen, sondern immer wieder dieselben Nachlässigkeiten.
Nur das Hauptsystem dokumentiert
Die Finanzbuchhaltung ist beschrieben, die Kasse und der Onlineshop fehlen. Dabei entstehen die Daten genau dort — und dort setzt die Prüfung an.
Beschreibung passt nicht zur Wirklichkeit
Dokumentiert ist der Sollprozess, gelebt wird ein anderer. Fällt das in der Prüfung auf, beschädigt es die Glaubwürdigkeit der gesamten Dokumentation.
Keine Versionshistorie
Ohne Angabe, ab wann eine Fassung galt, lässt sich für zurückliegende Jahre nicht belegen, nach welchem Verfahren damals gearbeitet wurde.
Internes Kontrollsystem nur behauptet
Kontrollen sind aufgezählt, aber nicht nachgewiesen. Die GoBD verlangen auch den Nachweis der Wirksamkeit — also Protokolle, Freigabespuren, Abstimmungsnachweise.
Papierbelege vernichtet ohne Verfahrensbeschreibung
Ersetzendes Scannen ist zulässig — aber nur mit dokumentiertem Verfahren. Ohne Organisationsanweisung fehlt die Grundlage für die Vernichtung des Originals.
Digitale Rechnungen nur ausgedruckt abgelegt
Originär digitale Unterlagen müssen im empfangenen Format aufbewahrt werden. Der Ausdruck einer E-Mail-Rechnung ersetzt das Original nicht.
Einmal erstellt ist nicht erledigt
Der häufigste Mangel ist nicht die fehlende, sondern die veraltete Dokumentation.
Jede Änderung im Verfahren muss nachvollziehbar sein: ein Systemwechsel, eine neue Schnittstelle, ein geänderter Freigabeprozess, eine neue Zuständigkeit. Deshalb gehört zu jeder Verfahrensdokumentation eine Versionshistorie, aus der hervorgeht, ab wann welche Fassung galt.
Genauso wichtig: Die alten Fassungen bleiben aufbewahrungspflichtig. Prüft die Finanzverwaltung ein zurückliegendes Jahr, ist die aktuelle Dokumentation wertlos — gefragt ist die, die damals gegolten hat.
Setzen Sie einen festen jährlichen Termin für den Abgleich an, am besten gekoppelt an den Jahresabschluss. Das ist deutlich verlässlicher als der Vorsatz, bei jeder Änderung sofort nachzuziehen.
Fragen zur GoBD-Konformität
Was sind die GoBD in einem Satz?
Die GoBD sind die Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums dazu, wie die gesetzlichen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung bei DV-gestützter Buchführung anzuwenden sind. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28.11.2019.
Sind die GoBD ein Gesetz?
Nein. Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung und binden zunächst nur die Finanzverwaltung. In der Praxis sind sie dennoch der Maßstab jeder Betriebsprüfung, weil sie die gesetzlichen Anforderungen aus §§ 145 bis 147 AO konkretisieren.
Darf die Buchhaltung in Excel geführt werden?
Eine Tabellenkalkulation allein erfüllt die Anforderung der Unveränderbarkeit nicht, weil Einträge ohne Protokoll überschrieben werden können. Als Hilfsaufzeichnung ist sie möglich, wenn die Unveränderbarkeit anderweitig sichergestellt und das Verfahren dokumentiert ist.
Welche Systeme müssen in der Dokumentation auftauchen?
Alle Systeme, in denen steuerrelevante Daten entstehen oder verarbeitet werden — also neben der Finanzbuchhaltung auch Vorsysteme wie Kasse, Warenwirtschaft oder Zeiterfassung und Nebensysteme wie Anlagen- und Lohnbuchhaltung, einschließlich der Schnittstellen dazwischen.
Wie oft muss die Verfahrensdokumentation überprüft werden?
Eine feste Frist gibt es nicht. Sie ist bei jeder wesentlichen Änderung von Verfahren, Systemen oder Zuständigkeiten fortzuschreiben. Bewährt hat sich zusätzlich ein fester jährlicher Abgleich im Zuge des Jahresabschlusses.
Von der Checkliste zur belastbaren Dokumentation
Eine Liste zeigt Lücken, schließt sie aber nicht. Der eigentliche Aufwand liegt darin, Systeme, Prozesse und Kontrollen strukturiert zu erfassen und anschließend aktuell zu halten — genau dort setzt eine geführte Softwarelösung an.
VD.pro prüft mit
- Geführte Aufnahme statt leerer Vorlage
- KI-Prüfung auf fehlende und widersprüchliche Angaben
- Versionshistorie mit Gültigkeitszeitraum
- Nachweis des internen Kontrollsystems