Ersetzendes Scannen: Papierbelege digitalisieren und vernichten
Wie Sie Belege GoBD-konform digitalisieren, welche Organisationsanweisung dafür nötig ist und welche Unterlagen trotzdem im Original bleiben müssen.
Was ersetzendes Scannen bedeutet
Der Papierbeleg wird digitalisiert und anschließend vernichtet — das digitale Abbild tritt an seine Stelle.
Die GoBD erlauben das ausdrücklich: Eingehende Papierbelege dürfen in elektronische Dokumente umgewandelt werden, und das Papier darf danach vernichtet werden — sofern keine gesetzliche Vorschrift die Aufbewahrung im Original verlangt. Voraussetzung ist ein beschriebenes, kontrolliertes Verfahren.
Kern der Anforderung ist die bildliche Übereinstimmung: Das Digitalisat muss mit dem Original bildlich übereinstimmen, also alle Informationen des Papiers wiedergeben — einschließlich Vermerken, Stempeln und Unterschriften auf der Rückseite. Die Erfassung kann per Smartphone, Multifunktionsgerät oder Scanstraße erfolgen; auf die Technik kommt es nicht an, auf das Ergebnis schon.
Was die Verfahrensbeschreibung regeln muss
Die Organisationsanweisung ist der Teil der Verfahrensdokumentation, der das Scannen trägt. Sie beantwortet sechs Fragen.
Wer darf scannen?
Benennen Sie die zuständigen Rollen und ihre Vertretung. Ohne festgelegte Zuständigkeit lässt sich später nicht nachvollziehen, wer für die Richtigkeit eines Digitalisats einsteht.
Was wird gescannt?
Legen Sie fest, welche Belegarten erfasst werden und welche ausgenommen sind. Die Ausnahmen gehören ausdrücklich in die Anweisung, nicht nur in die Köpfe der Beteiligten.
Wann wird gescannt?
Bestimmen Sie den Zeitpunkt im Prozess — bei Posteingang, nach sachlicher Prüfung oder nach Freigabe. Der gewählte Zeitpunkt entscheidet darüber, welche Vermerke auf dem Papier später noch entstehen können.
Wie wird gescannt?
Beschreiben Sie Gerät, Auflösung, Farbmodus und Dateiformat. Farbige Vermerke, Stempel und Unterschriften müssen erkennbar bleiben; bei zweiseitigen Belegen ist die Rückseite mit zu erfassen.
Wie wird kontrolliert?
Halten Sie fest, wie die bildliche Übereinstimmung und die Lesbarkeit geprüft werden und wer die Prüfung durchführt. Diese Kontrolle ist der Nachweis, dass das Digitalisat das Original ersetzen kann.
Wie wird protokolliert und vernichtet?
Beschreiben Sie die Fehlerprotokollierung, die Ablage samt Index und den Zeitpunkt der Vernichtung des Papiers. Die Vernichtung erfolgt erst nach erfolgreicher Kontrolle.
Diese Unterlagen bleiben im Original
Nicht alles darf vernichtet werden. Bei diesen Dokumenten verlangt das Gesetz das Papier.
Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse
Sie sind im Original aufzubewahren. Ein Scan tritt hier nicht an die Stelle des Papierdokuments.
Zoll- und Einfuhrbelege
Wo zoll- oder außenwirtschaftsrechtliche Vorschriften die Vorlage des Originals verlangen, bleibt das Papier maßgeblich.
Notariell beurkundete Dokumente
Urkunden und beglaubigte Schriftstücke behalten ihren Beweiswert nur im Original.
Unterlagen mit Urkundencharakter
Bürgschaften, Wechsel, Schecks und ähnliche Papiere, deren rechtliche Wirkung an das Papier gebunden ist, dürfen nicht vernichtet werden.
Wo eine Vorschrift die Vorlage des Originals verlangt oder ein Dokument Urkundencharakter hat, bleibt das Papier. Im Zweifel gilt: aufbewahren und im Verfahren begründen, warum eine Unterlagenart ausgenommen ist.
Der umgekehrte Fall: originär digitale Belege
Was digital ankommt, muss digital bleiben — ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
Eine per E-Mail empfangene Rechnung, eine PDF-Rechnung aus einem Portal oder eine E-Rechnung im strukturierten Format sind originär digitale Unterlagen. Sie sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie eingegangen sind. Der Ausdruck ist eine Kopie, kein Ersatz, und das Löschen des digitalen Originals vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist ein Verstoß.
Wird ein digitales Dokument in ein hausinternes Format umgewandelt, sind grundsätzlich beide Fassungen aufzubewahren und unter demselben Index zu verwalten. Nur wenn dabei weder Inhalte verändert werden noch Daten verloren gehen und die Umwandlung in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist, kann auf die Aufbewahrung der Ursprungsfassung verzichtet werden.
Fragen zum ersetzenden Scannen
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Ja, sofern keine gesetzliche Vorschrift die Aufbewahrung im Original verlangt und das Digitalisieren in einer Organisationsanweisung als Teil der Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Die Vernichtung darf erst nach der Kontrolle auf bildliche Übereinstimmung und Lesbarkeit erfolgen.
Was bedeutet bildliche Übereinstimmung?
Das Digitalisat muss alle Informationen des Papierbelegs wiedergeben, einschließlich handschriftlicher Vermerke, Stempel und Unterschriften. Bei zweiseitig beschrifteten Belegen ist auch die Rückseite zu erfassen. Farbige Angaben mit Bedeutung müssen farbig erhalten bleiben.
Darf ich Belege mit dem Smartphone scannen?
Ja. Die GoBD schreiben keine bestimmte Technik vor — mobile Erfassung per Smartphone ist ebenso zulässig wie Multifunktionsgerät oder Scanstraße, auch bei Erfassung im Ausland etwa auf Dienstreise. Entscheidend ist, dass das Ergebnis die Anforderungen erfüllt und das Verfahren beschrieben ist.
Welche Unterlagen darf ich nicht vernichten?
Im Original aufzubewahren sind unter anderem Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, notariell beurkundete Dokumente, Unterlagen mit Urkundencharakter wie Wechsel oder Bürgschaften sowie Belege, für die zoll- oder außenwirtschaftsrechtliche Vorschriften das Original verlangen.
Muss ich eine per E-Mail erhaltene Rechnung ausdrucken?
Nein — und ein Ausdruck ersetzt das Original ohnehin nicht. Originär digitale Unterlagen sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie eingegangen sind. Das Löschen des digitalen Originals vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist ein Verstoß gegen die GoBD.
Muss bei einer Formatumwandlung das Original erhalten bleiben?
Grundsätzlich ja: Beide Fassungen sind aufzubewahren und unter demselben Index zu verwalten. Auf die Ursprungsfassung kann nur verzichtet werden, wenn bei der Umwandlung weder Inhalte verändert werden noch Daten verloren gehen und die Umwandlung in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist.
Digitalisieren mit sauberer Grundlage
Ersetzendes Scannen spart Platz, Zeit und Suchaufwand — aber nur, wenn das Verfahren beschrieben, die Kontrollen belegt und die Ausnahmen bekannt sind. Genau diese Punkte hält eine strukturierte Verfahrensdokumentation fest.
VD.pro dokumentiert den Scanprozess
- Organisationsanweisung für das Scannen
- Zuständigkeiten und Kontrollschritte
- Ausnahmen mit Begründung
- Verknüpfung mit Ablage und Aufbewahrungsfristen