Der Bundesfinanzhof (BFH) hat in einem Beschluss vom 17. Dezember 2025 erneut deutlich gemacht, dass bei einem Alleingesellschafter-Geschäftsführer auch ein ausdrücklich vereinbartes Privatnutzungsverbot die Annahme einer privaten Dienstwagennutzung nicht automatisch ausschließt. Für Unternehmen mit Gesellschafter-Geschäftsführern bleibt damit die Dokumentation der Fahrzeugnutzung ein steuerlich sensibles Thema.
Im Streitfall ging es um eine GmbH, die ihrem alleinigen Geschäftsführer mehrere Firmenfahrzeuge zur Verfügung gestellt hatte. Das Finanzamt ging von einer privaten Mitnutzung aus und setzte eine verdeckte Gewinnausschüttung an. Die Klage vor dem Finanzgericht Münster blieb erfolglos; die Revision wurde vom BFH nun als unzulässig verworfen. Gleichzeitig nutzte der BFH den Beschluss, um seine bisherige Rechtsprechung zum Anscheinsbeweis bei der Privatnutzung eines betrieblichen Pkw zu bestätigen.
Dienstwagennutzung sollte intern klar geregelt und dokumentiert sein.
Warum das für die Praxis wichtig ist
Für die steuerliche Behandlung auf Ebene der Gesellschaft kommt es nach der BFH-Linie nicht allein darauf an, was im Anstellungsvertrag steht. Selbst wenn die private Nutzung untersagt ist, kann nach allgemeiner Lebenserfahrung dennoch von einer privaten Verwendung ausgegangen werden, wenn ein Firmenwagen dem Gesellschafter-Geschäftsführer zur Verfügung steht und keine wirksamen organisatorischen Vorkehrungen die Privatnutzung ausschließen.
Das ist vor allem für die Frage relevant, ob eine verdeckte Gewinnausschüttung anzunehmen ist. Unternehmen sollten daher nicht nur Vertragsklauseln prüfen, sondern auch die tatsächliche Umsetzung im Alltag. Entscheidend ist, ob die behauptete Trennung zwischen betrieblich und privat nachvollziehbar belegt werden kann.
Welche Nachweise und Kontrollen jetzt zählen
Der Beschluss zeigt, welche Punkte in der Praxis besonders wichtig sind:
klare Regelungen zur Fahrzeugüberlassung im Geschäftsführeranstellungsvertrag,
tatsächliche organisatorische Maßnahmen gegen Privatfahrten,
saubere Schlüssel- und Fahrzeugverwaltung,
ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch, wenn die Privatnutzung bestritten werden soll,
schlüssige Unterlagen zu Fahrzeugwechseln und Verfügbarkeit.
Gerade bei Alleingesellschafter-Geschäftsführern ist die Beweisführung besonders anspruchsvoll, weil kein typischer Interessengegensatz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht. Wer eine private Nutzung ausschließen will, sollte deshalb die tatsächlichen Kontrollmechanismen lückenlos dokumentieren.
Auch die Verfahrensdokumentation sollte die Dienstwagenprozesse abbilden. Bild AI-generiert.
Bezug zur Verfahrensdokumentation und GoBD
Für die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist die Entscheidung ebenfalls relevant. Dort sollte nachvollziehbar beschrieben sein, wie Dienstwagen freigegeben, genutzt, kontrolliert und dokumentiert werden. Dazu gehören insbesondere die Prozesse zur Fahrzeugzuweisung, zur Aufbewahrung von Fahrtenbüchern oder Nutzungsnachweisen sowie zur internen Prüfung von Privatnutzungsverboten.
Unternehmen und Steuerberater sollten prüfen, ob die bestehende Verfahrensdokumentation diese Abläufe bereits abbildet oder ob sie um klare Regelungen zur Dienstwagennutzung ergänzt werden muss. Denn sobald ein Firmenwagen dem Gesellschafter-Geschäftsführer überlassen wird, können fehlende Nachweise schnell zu steuerlichen Risiken führen.
Was Unternehmen jetzt prüfen sollten
Aus dem BFH-Beschluss ergeben sich vor allem drei praktische Aufgaben:
Verträge und interne Dienstwagenregelungen auf Widersprüche prüfen.
Die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs durch geeignete Nachweise absichern.
Die Verfahrensdokumentation anpassen, damit Kontroll- und Freigabeprozesse nachvollziehbar bleiben.
Auch wenn der BFH die Revision hier aus formellen Gründen verworfen hat, bleibt die inhaltliche Linie für die Besteuerung von Gesellschafter-Geschäftsführern klar: Ein Privatnutzungsverbot allein genügt nicht, wenn die Praxis etwas anderes nahelegt.
Quelle: BFH Entscheidungen