Das Bundesfinanzministerium hat zu § 122a AO ein Schreiben veröffentlicht, das die Bekanntgabe von Steuerverwaltungsakten über die Bereitstellung zum Datenabruf ab dem 1. Januar 2026 behandelt. Für Steuerberater und Unternehmen ist das ein wichtiger Hinweis darauf, dass der digitale Empfang von Verwaltungsakten künftig noch stärker in den Fokus rückt.
Praktisch bedeutet das: Wer mit elektronischen Bescheiden, Mitteilungen oder anderen Verwaltungsakten arbeitet, sollte die eigenen Abläufe für den Datenabruf rechtzeitig überprüfen. Entscheidend ist, dass Zuständigkeiten, technische Zugriffe und interne Kontrollschritte so organisiert sind, dass relevante Bescheide tatsächlich zeitnah erkannt und bearbeitet werden.
Was sich bei der Bekanntgabe ändert
Die Neufassung des § 122a AO betrifft die Art und Weise, wie Steuerverwaltungsakte bekanntgegeben werden können. Im Mittelpunkt steht die Bereitstellung zum Datenabruf als elektronischer Bekanntgabeweg. Damit rückt weniger der klassische Postweg, sondern stärker die digitale Abrufbarkeit von Verwaltungsakten in den Vordergrund.
Für die Praxis ist das vor allem deshalb wichtig, weil sich Fristen regelmäßig an der Bekanntgabe orientieren. Sobald ein Verwaltungsakt wirksam bekanntgegeben ist, können Einspruchs- oder Reaktionsfristen laufen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass Abrufe nicht nur möglich, sondern auch organisatorisch abgesichert sind.
Relevanz für Steuerberater und Unternehmen
Steuerberater sollten prüfen, wie Mandanten über digitale Bescheide informiert werden und wer den Datenabruf überwacht. Gerade bei mehreren Beteiligten in einer Kanzlei oder in einem Unternehmen kann es sonst zu Verzögerungen kommen, wenn niemand eindeutig verantwortlich ist.
Auch Unternehmen, die ihre Steuerprozesse stark digitalisiert haben, müssen die interne Vertretung und Vertretungsregelung sauber dokumentieren. Wenn Bescheide nicht mehr in Papierform eingehen, steigt die Bedeutung klarer Workflows für Posteingang, Freigabe und Weiterleitung erheblich.
Was in der Verfahrensdokumentation ergänzt werden sollte
Aus Sicht der GoBD und der Verfahrensdokumentation ist der neue Bekanntgabeweg ein Anlass, bestehende Beschreibungen zu aktualisieren. Dort sollte nachvollziehbar festgehalten sein, wie elektronische Steuerbescheide empfangen, abgerufen, geprüft, zugeordnet und archiviert werden.
- Wer ist für den Datenabruf zuständig?
- Über welche Systeme oder Portale erfolgt der Abruf?
- Wie wird der Eingang kontrolliert und dokumentiert?
- Wer erhält Bescheide zur fachlichen Prüfung?
- Wie werden Fristen nach der elektronischen Bekanntgabe überwacht?
Ebenso sinnvoll ist ein Blick auf die Vertretungsregelungen bei Urlaub, Krankheit oder Kanzleiwechsel. Nur wenn diese Abläufe beschrieben und tatsächlich gelebt werden, lässt sich im Prüfungsfall nachvollziehen, dass Steuerverwaltungsakte ordnungsgemäß verarbeitet wurden.
Handlungsbedarf vor dem Stichtag
Der Veröffentlichungsstand der Neuregelung macht deutlich, dass die Umstellung nicht erst am 1. Januar 2026 beginnen sollte. Unternehmen und Berater sollten die eigenen Prozesse frühzeitig testen und dokumentieren, damit keine Frist versäumt wird und keine Bescheide übersehen werden.
Wer die Verfahrensdokumentation ohnehin regelmäßig pflegt, sollte den elektronischen Bekanntgabeweg jetzt als eigenen Prozessschritt aufnehmen oder den bestehenden Abschnitt zum digitalen Posteingang entsprechend erweitern.
Quelle: BMF-Schreiben